Želite saznati više?

Kontaktirajte nas

Poslali ste i posljednji mail, razradili temu do posljednjeg detalja i uvjereni kako se na istu nema više što reći, krenete obavljati svoje radne obveze. Sve dok vam ne stigne poziv za još jedan sastanak. Ako ste istog trenutka pomislili „zar opet?“, vrijeme je za promjene.

Bilo da ste plaćeni po satu, učinku ili paušalno, vrijeme provedeno na poslu svakako je dragocjeno. Tih osam, a često i više sati potrebno je rasporediti tako da se svi prioriteti odrade, a vama ipak ostane energije i za druge životne izazove. Ljudi mjesečno potroše čak 30 sati na neproduktivno sastančenje, a jedan od razloga je i to što mnogi misle da je za organizaciju sastanka dovoljno poslati poziv i pojaviti se. Sve ostalo ionako će se nametnuti samo po sebi, a nitko ne može reći da se nije radilo, zar ne? Da je to istina, ne bi postojale čitave filozofije i metodologije poput Scruma, koje se bave organizacijom poslovanja. Zato na idućem sastanku za početak predložite temu koja će svima pomoći – kako i kada održavati sastanke, te koji tip najbolje odgovara vašem poslovanju. Ovisno o tome u kojoj ste fazi, ovo je pet vrsta sastanaka koje bi svakako trebali održavati – u pravo vrijeme i u pravoj mjeri.

#1: Informativni

Projekt je pokrenut, zadaci su podijeljeni i svatko zna svoju zadaću. Informativni sastanak možete sazvati uvijek kada poželite s ostalima podijeliti novosti o vlastitom napretku ili zatražiti uvid u njihov status. Ovakvi sastanci služe kako bi svi uključeni znali u kojoj fazi se projekt trenutno nalazi, te poštuju li se rokovi i dogovori zadani na samom početku. Duga izlaganja u ovom su trenutku nepotrebna, a od svih uključenih očekuje se kratki izvještaj s najvažnijim odrednicama.

#2: Rješavanje problema

Glavni cilj ove vrste sastanka je da se donese zaključak koji će riješiti problem na koji ste naišli ili barem osigurati da se poduzmu sve mjere kako se isti više ne bi dogodio. Kako bi se projekt nesmetano odvijao, svi koji nemaju veze s trenutnim problemom i ne mogu biti od pomoći, na ovom sastanku nisu potrebni. Ako problem može ukloniti samo jedna osoba, neovisno o ostalima, sastanak je tada potpuno nepotreban. Važno je utvrditi kako je do problema došlo, a svoje viđenje mogu iznijeti svi koji su bili uključeni u taj proces. Ako je rezultat problema takav da utječe i na druge osobe ili odjele u kompaniji, važno je uključiti ih kako bi na vrijeme bili upoznati s mogućim promjenama ili kašnjenjima.

#3: Inspirativni

Prokušanih strategija ne treba se odreći, no dobro je ponekad i sagledati stvari iz drugog kuta, te unijeti promjenu u poslovanje. Takozvani „brainstorming“ jedna je od često korištenih metoda kada su u pitanju nove ideje i promjena kreativnog pristupa. Iako pojedinac može smisliti odličan bazni koncept, cijeli tim zasigurno ga može unaprijediti sagledavajući stvari iz različitih kuteva i dajući mu novu dimenziju. S druge strane, možda nitko ne može sam doći do konkretne ideje, no nabacivanje misli i raspravljanje o istima može itekako uroditi plodom i stvoriti neočekivane prednosti.

#4: Evaluacija postignutih rezultata

Projekt je završen, manje ili više uspješno, te je došlo vrijeme da zaključite što ste napravili i naučili tijekom cijelog procesa. Uvidom u parametre poput potrošnje, korištenja raspoloživih sredstava, utrošenog vremena i slično, jednostavno ćete zaključiti je li postignut rezultat koji ste željeli i pod koju cijenu. U ovom bi sastanku trebali sudjelovati svi uključeni u navedeni projekt, no ako se radi o prevelikom broju ljudi, možda ga je bolje odraditi sa svakom grupom posebno, koncentrirajući se samo na njihovo područje djelovanja. U ovoj fazi je važno ne tražiti krivce, već analizom doći do zaključaka koji će iti korisni u sljedećoj sličnoj situaciji.

#5: Strategijski

Ove sastanke potrebno je održavati redovito, kao i pratiti koliko se doista provodi ono što je na njima zaključeno i odlučeno. Na strategijskom sastanku sudjeluju uglavnom osobe koje su zadužene za donošenje odluka u kompaniji i koje imaju ovlasti provoditi ih. Za ovakva okupljanja nisu bitni detalji poput onih kako je do nečega došlo ili kako se nešto može riješiti, za to postoje prije navedeni sastanci. Ovdje je bitno definirati strategiju razvoja kompanije, put kojim se odlučilo ići, te pratiti ide li sve po planu.

5_vrsta_produktivnih_sastanaka-1

Ključna pravila za učinkovite sastanke

Koji god način sastančenja odabrali kao idealni, postoje i neke okvirne smjernice samog vođenja sastanka kojih se možete pridržavati tijekom svakog od njih.

  • Dođite spremni i s jasnom idejom o čemu se priča i što želite reći
  • Pripremite dokumente na vrijeme, naknadno traženje istih samo će dovesti do bespotrebnog odugovlačenja
  • Definirajte dnevni red kako bi izbjegli nabacivanje tema bez smisla i kako bi bili sigurni da ništa važno ne ostane neriješeno
  • Odredite vrijeme potrebno za svaku točku koju želite obraditi i pridržavajte ga se
  • Pozovite sve koji su važni za određenu temu, kako bi izbjegli naknadna prepričavanja i nedoumice
  • Zapisujte sve o čemu se priča, odredite zapisničara koji će svima na kraju sastanka poslati kratki podsjetnik o raspravljenom i donesenim zaključcima.
  • Imate li čestu potrebu za sastancima, Skype for Business uštedjet će vaše vrijeme i novac, a možete zakazati sastanak s bilo kim i bilo gdje. Saznajte više ovdje.

Jasna pravila omogućuju bolju organizaciju i produktivnost, a svima daju osjećaj kako su napravili nešto korisno za sebe ili kolektiv. Ako smatrate da sve navedeno za vas ipak ne vrijedi, dogovorite sastanak i odredite vlastita pravila. Za to sastanci služe, zar ne?

ICT I CLOUD USLUGE

POKRENITE VAŠE POSLOVANJE I POSLUJTE U OBLAKU

Saznajte više

Komentirajte