Želite saznati više?

Kontaktirajte nas

Bez praćenja vremena utrošenog na realizaciju određenih projekata, mnoge tvrtke ne shvaćaju da su neki od njihovih projekata zapravo neisplativi. No nije stvar samo u financijskom aspektu; ovi alati su sredstvo za otkrivanje naših radnih navika – kako točno radimo, gdje se borimo, te kako zloupotrebljavamo vrijeme, a da toga nismo ni svjesni.

Precizno praćenje vremena koje provodite na projektu odražava vaš naporan rad i dokazuje klijentu za što vas točno plaća. Podaci koji se ne bilježe ili gube, računi koji nikada ne dođu u vaše knjigovodstvo i probijanje zadanih rokova u konačnici mogu značiti kraj vašeg poslovanja, bez obzira na stručnost koju posjedujete. Vidite li na ekranu pred sobom stvarnost vašeg radnog vremena, možete postaviti mjerljive ciljeve upravljanja vremenom. Imate li pregled vremena koje ste proveli odugovlačeći surfanjem po internetu ili ispijanjem kava pod izlikom sastanka, otkrit ćete gdje možete prilagoditi brzinu i performanse za maksimalnu učinkovitost. Doznate li da redovito prekoračujete rokove, možete angažirati dodatnu radnu snagu i tako svom timu pružiti potrebnu podršku i resurse kako bi brže obavili posao. Pomoću alata za praćenje vremena možete vidjeti sve zadatke koji doista prate svaki projekt, kao i sve potrebne resurse da bi on bio uspješno završen – od komunikacije i planiranja projekata do proizvodnje i upravljanja klijentima. Prije nego potpišete taj novi ugovor, odredite prioritete prema najisplativijim klijentima, te tako zaključite koji će posao vrijediti vašeg vremena. Upravljanjem vremenom možete vidjeti treba li izmijeniti početni proračun dok je projekt još u tijeku i trošite li sate brže nego što ste predviđali. To vam daje priliku da razgovarate sa svojim timom i ispravite moguće greške prije nego što projekt postane tek jedna kriva odluka u vašem portfelju.

alati-za-upravljanje-vremenom-daju-kontrolu-nad-poslovanjem

Pojednostavnite izvještaje i izdavanje računa

Alati za praćenje vremena dobro su ulaganje za pojednostavljivanje načina izvještavanja i fakturiranja vremena provedenog na poslu. Automatizirani sustav znači da ne gubite vrijeme svaki tjedan podsjećajući svakog člana tima da procjeni svoje sate koje je moguće naplatiti. Ove aplikacije imaju svestrane mogućnosti prilagođavanja svakoj vrsti posla – neki nude mogućnosti praćenja financija u nekoliko valuta, dok drugi nude funkciju naplate i fakturiranja, kao i prilagođeno izvještavanje za brzo i bezbolno ažuriranje stvarnog stanja. Alate za upravljanje vremenom možete shvatiti kao rendgenski vid za sve vaše projekte. Omogućuju vam da znate zarađujete li na svom poslu ili gubite novac. Ove su informacije ključne za određivanje cijena jer pokazuju koliko koštaju različite vrste projekata, a te podatke poslije možete koristiti kao osnovu prilikom pokretanja sličnog projekta. Nijedan klijent ne voli kada pretjerano obećavate, a zatim prekoračite sve rokove uz brojne izlike. Ostvarivanje unaprijed definiranih i realnih očekivanja ključno je za održavanje dobrog odnosa s klijentima, a imajući u vidu svoje mogućnosti znat ćete točno procijeniti što vas očekuje.

Ostvarivanje-planova-i-ocekivanja-uz-alate-za-upravljanje-vremenom

Upravljanje vremenom za zadovoljan tim

Iako se na prvi pogled može činiti da im samo dodajete još jednu obvezu na listu stvari koje moraju odraditi, vaši će zaposlenici ubrzo vidjeti sve prednosti praćenja vlastitog radnog procesa. Ove se aplikacije brzo i jednostavno pokreću i rade u pozadini, te rješavaju dugotrajno pitanje popunjavanja tablica na kraju svakog tjedna. Ono što ste prije morali zbrajati uz pomoć vlastite memorije ili Excel tablice, sada se odrađuje automatski. To je ključni alat koji vam pomaže da uravnotežite radno opterećenje i proaktivno upravljanje, a svoj tim usredotočite na prioritete. U svakom trenutku možete vidjeti kome je potrebno više posla, a tko od posla ne stigne ni disati. Neki zaposlenici neće zatražiti pomoć u strahu da ne ispadnu nesposobni, no činjenica je da su neki projekti zahtjevniji od drugih i svakom je povremeno potrebna podrška. Pomoću alata za upravljanje vremenom možete vidjeti prekovremeni rad svakog zaposlenika i zaključiti radi li se o izdvojenom slučaju ili učestaloj praksi. Praćenje vremena pomaže u borbi protiv izgaranja na poslu, takozvanog burnout sindroma.

Besplatni alati za upravljanje vremenom u poslovanju

Postoji mnogo različitih alata pomoću kojih možemo produktivno upravljati svojim vremenom, a osim po značajkama, razlikuju se i po cijeni. Dok ćete za neke izdvojiti simboličnu jednokratnu cifru, drugi uvjetuju plaćanje na mjesečnoj ili godišnjoj razini, te ovisno o broju korisnika. Izdvojili smo pet popularnih alata koji su u potpunosti besplatni ili nude besplatne mogućnosti za limitirani broj korisnika. 

Harvest

Provodite manje vremena na praćenje i više vremena na rad – to je obećanje tvrtke Harvest, mrežnog alata za praćenje putem weba ili pametnog telefona. Uz vremenske listove i izvješća, u Harvestu možete kreirati i slati račune putem interneta čak i ako prihvaćate plaćanja putem Stripea ili PayPala.

harvest-aplikacija-za-upravljanje-vremenom

Izvor: getharvest.com

Prikladna dodatna značajka je ona koja omogućuje besplatne fotografije računa i spremanje na vaš račun pomoću besplatnih aplikacija za iPhone i Android. S Harvestom možete povezati više od 70 poslovnih aplikacija – od onih za upravljanje projektima do računovodstva.

Toggl

Toggl je, kako naglašavaju njegovi kreatori, napravljen za brzo i jednostavno korištenje. Praćenje vremena jednim klikom znači da nikad ne gubite ni minutu vremena za naplatu i pruža veliku fleksibilnost u načinu organiziranja praćenja. Nudi jednostavno sučelje koje omogućuje zadavanje zadataka projektima i klijentima u pokretu, te stvaranje novih projekata ili klijenata bez napuštanja nadzorne ploče.

toggl-aplikacija-za-upravljanje-vremenom

Izvor: toggl.com

U desktop aplikaciji moguće je automatski pratiti određene aktivnosti i postavljati podsjetnike, dok ćete s ostalim aplikacijama morati ručno pokrenuti i zaustaviti tajmere. Njegovi korisnici hvale vizualno atraktivne fakture i izvještaje, kao i mogućnost integracije s preko stotinu drugih popularnih alata.

Timely

Timely ima malo drugačiji pristup praćenju vremena, pa umjesto da zapisujete svoje vrijeme, on vas potiče da zakažete vrijeme i pratite ga. Ukratko, vaš cloud kalendar pretvara u vremenski zapis, predviđajući kako ćete provesti svaki dan.

timely-aplikacija-za-upravljanje-vremenom

Izvor: timelyapp.com

Automatsko praćenje vremena putem Timelya izgleda otprilike ovako: nakon što pravovremeno bilježite sve svoje aktivnosti i grupirate ih na temelju onoga što radite, aplikacija predlaže oznaku na temelju onoga što mislite da ste učinili. Možete prihvaćati pravovremeni prijedlog, ručno ga urediti ili u potpunosti odbaciti unos vremena. Svaki put kada ručno uredite unos vremena, trenirate Timely za budućnost, jer uči iz vaših navika.

DeskTime

DeskTime je jednostavna aplikacija za upravljanje vremenom koja kombinira tri ključne značajke – nadzor zaposlenika, upravljanje projektima i analizu produktivnosti. Osim toga, ovaj je softver za praćenje produktivnosti zaposlenika dizajniran kako bi pomogao menadžerima i njihovim timovima da prepoznaju svoje neproduktivne navike sortiranjem posjećenih web stranica i aplikacija.

desktime-aplikacija-za-upravljanje-vremenom

Izvor: desktime..com

DeskTime automatski izračunava vašu dnevnu produktivnost i učinkovitost na temelju kategorizacije URL-ova, programa i aplikacija. Naravno, produktivnost ili neproduktivnost URL-ova ovise o poziciji svakog korisnika, zbog čega je omogućeno stvaranje grupa zaposlenika i upravljanje produktivnošću aplikacija pojedinačno za svaku grupu. Tako primjerice možete postaviti Facebook kao produktivan za svoj marketinški tim, a neproduktivan za sve ostale.

RescueTime

RescueTime je aplikacija za praćenje vremena koja ne samo da prati vrijeme koje trošite na određene URL-ove, programe i aplikacije, već vam pokazuje i koliko ste produktivni u toku dana na temelju unaprijed grupiranih kategorija s ugrađenim rezultatima produktivnosti. Na primjer, Instagram će prema zadanim postavkama biti neproduktivan URL, dok će se Microsoft Word smatrati produktivnim.

RescueTime-aplikacija-za-upravljanje-vremenom

Izvor: rescuetime.com

Naravno, ova kategorizacija uvijek se može i ručno podesiti ako ne odgovara parametrima i potrebama određenog kolektiva. Uz RescueTime možete postaviti ciljeve zadatka i pratiti kako se oni izvršavaju – stvorite popis zadataka i vremensku traku za njih koja vas prati i čini učinkovitijima.

Imate li vi svoj omiljeni alat za upravljanje vremenom? Svakako nam ga preporučite!

ICT I CLOUD USLUGE

POKRENITE VAŠE POSLOVANJE I POSLUJTE U OBLAKU

Saznajte više

Komentirajte