Želite saznati više?

Kontaktirajte nas

Nakon truda koji ste uložili u izradu svog Office dokumenta, najgora stvar koja se može dogoditi jest da ga izgubite; bilo da ga zabunom izbrišete ili jednostavno zaboravite spremiti. Zbog toga je uvijek dobro napraviti kopiju ili odabrati servis koji vaše dokumente sprema automatski, kako ih pišete u realnom vremenu. Zaboravite na USB stickove, jer kada svoje podatke stavite u cloud, ne morate brinuti ako vam iznenada zatrebaju – uvijek im možete pristupiti i slati ih drugima po potrebi.

Moderni način poslovanja zahtjeva mogućnost konstantne prilagodbe, pa zbog toga klasično slanje dokumenata putem maila više nije prva opcija kada želimo podijeliti Office dokumente. Osim što gubimo dragocjeno vrijeme dok dokument preuzmemo i pohranimo na vlastito računalo, nikada ne možemo biti sigurni da raspolažemo ažuriranom kopijom. Naime, ako je taj isti dokument podijeljen na više adresa i zahtjeva izmjene koje moraju odraditi različite osobe, onda bi svi oni morali raditi na dokumentu istodobno, što je klasičnim slanjem mailom – nemoguće. Srećom, zato postoje servisi koji su odlična alternativa takvom načinu sheranja.

OneDrive

Jedan od najboljih načina za postavljanje pohrane i dijeljenja datoteka za tvrtku je upotreba usluge OneDrive za tvrtke i timske web-lokacije. To rješenje je idealno ako imate malu tvrtku s nekoliko zaposlenika. Ako koristite Office 365, vidjet ćete da sadrži osnovnu timsku web-lokaciju koja će vam biti dovoljna za početak, no OneDrive je više dizajniran za osobnu uporabu, s potrebom za povremenim dijeljenjem datoteka. Pohrana sadržaja u OneDrive je poput pohranjivanja datoteka na računalo; nitko im ne može lako pristupiti, no to ne znači da iste ne možete lako dijeliti.

onedrive_office_documents_sharing

Možete dijeliti pojedinačne datoteke ili cijelu mapu, samo ih odaberite, kliknite desnom tipkom miša, a zatim kliknite na dijeli. Na stranici pošalji vezu ostavite zadani odabir da svatko tko dobije poveznicu može pregledavati i uređivati dokument. Zatim upišite imena ili adrese e-pošte članova tima za koje želite da imaju pristup mapi ili dokumentu i dodajte opcionalnu poruku. Kad završite s unosom, odaberite Pošalji i svi navedeni će je primiti. U programu OneDrive možete stvoriti i zasebne mape za različite svrhe, kao što su javne, osobne ili za pojedinačne projekte. Svaka mapa može se dijeliti s drugom osobom, grupom ili s nikim drugim. Kao vlasnik malog poduzeća, pomoću usluge OneDrive možete pohraniti svoje datoteke i dijeliti ih s klijentima po potrebi. 

SharePoint

Timska web-lokacija za SharePoint dizajnirana je za redovito dijeljenje i suradnju na datotekama. Idealna je za pohranjivanje datoteka koje imaju zajedničko vlasništvo, a svi koji dokument posjeduju mogu i surađivati ​​na njemu. Na početnom zaslonu sustava Office 365 odaberite SharePoint, a zatim na navigacijskom izborniku s lijeve strane odaberite vezu web-lokacije svog tima. Na glavnoj stranici prikazuju se vijesti tima i aktivnosti kao što su nove ili nedavno uređene datoteke. Odaberite datoteke koje želite prenijeti, a zatim ih povucite u biblioteku. Kada završite, datoteke će biti pohranjene na web-lokaciji vašeg tima i možete ih izbrisati s računala. U sljedećem koraku sinkronizirajte mrežne datoteke s računalom i stvorit ćete novo mjesto za njih na računalu, gdje i ubuduće možete na njima raditi i tako izbjeći rad u internet pregledniku. U situacijama kada trebate doći do dokumenta, a pritom niste povezani s internetom, sinkronizirana datoteka pokazat će se iznimno korisnom.

sharepoint_sharing_office_documents

 

Tvrtke s vanjskim klijentima ili partnerima kojima je potreban pristup datotekama mogu stvoriti novu timsku web-lokaciju za pohranu i dijeljenje dokumenata namijenjenih određenom klijentu. Tako ne morate brinuti da će jedan korisnik slučajno dobiti pristup informacijama koje su namijenjene drugom.

DropBox

Pomoću korištenja DropBoxa, možete i osobama izvan svoje kompanije ili tima ponuditi mogućnost pohrane i dijeljenja dokumenata. Aktivirate li Place u sustavu Microsoft Office, dobit ćete prostor kojem možete pristupiti izravno iz Officeovih aplikacija, bez korištenja programa Windows File Explorer. Kako biste dopustili članovima vašeg tima da dodaju Dropbox kao Place, omogućite ga u Admin Console opciji. Dropbox kao Place dostupan je čak i ako Dropbox nije pokrenut ili ste izvan mreže, no vaše datoteke neće se sinkronizirati dok se sljedeći put Dropbox ne pokrene na mreži. dropbox_office_share_documents

Ako imate Dropbox Basic ili Plus račun, nećete trebati Microsoftov račun ili licencu sustava Office za uređivanje datoteka, no ako imate Dropbox Business, trebat će vam Microsoftov račun za tvrtke s licencom koja omogućuje uređivanje u sustavu Office Online (Business, Business Essentials, Business Premium, ProPlus, E1, E3, E4 ili E5). Osim toga, ako koristite tablet veći od 10″, Microsoft zahtijeva da imate O365 licencu za korištenje Office aplikacija. Ako je datoteka koju uređujete pohranjena na osobnom računu, nećete trebati Microsoftov račun ili licencu sustava Office za uređivanje datoteka.

SlideShare

Kako bi mogli koristiti SlideShare, prvo ćete morati aktivirati LinkedIn račun. Jednom kada to napravite, možete učitati datoteke s vlastitog računala, Gmaila, Google Drivea, DropBoxa ili OneDrivea. Imajte na umu da SlideShare prihvaća većinu dokumenata, no ne i Excel tablice. Ovaj servis popularan je jer svoje prezentacije možete lagano ugraditi na druge web lokacije, čineči ih tako dijelom te stranice. Sav materijal koji objavite možete imati na jendom mjestu, na stranici s personaliziranom adresom (primjerice slideshare.net/vašeime), što je čini jednostavnijom za podjelu i memoriranje.

slideshare_for_office_documents

Ovaj servis namijenjen je onima koji žele da do njihovih dokumenata jednostavno dođe bilo koja osoba pretragom putem internet preglednika. S obzirom na sve svoje karakteristike, SlideShare se pokazao kao i odličan marketinški alat, koristi li se na pravi način. Napravite li upečatljivu prezentaciju koja ima potencijala postati viralna, zamislite kakav doseg možete imati prilikom promocije svog proizvoda ili usluge. 

GoogleDocs

Datoteke i mape koje pohranjujete u Google disk možete dijeliti s bilo kime, a možete kontrolirati mogu li ljudi uređivati, komentirati ili samo pregledavati datoteku. Da biste uredili Microsoft Office datoteke, morat ćete ih pretvoriti u Google dokumente. Svi vaši novi dokumenti, tablice i prezentacije na Google disku prema zadanim su postavkama privatni, ali dijeljenjem možete odabrati hoće li biti vidljivi određenim osobama, bilo kome s poveznicom na dokument ili će biti javno dostupni svima na webu. Važno je zapamtiti da aktiviranje opcije za dijeljenje poveznice smanjuje količinu kontrole koju imate nad onim tko može vidjeti dokument. Jedna od osoba kojoj izravno pošaljete poveznicu, mogla bi podijeliti vezu s drugima, koji bi je pak mogli proslijediti još dalje.

googleDocs_for_Office_documents

Prvi način dijeljenja bilo kojeg dokumenta preko ovog servisa je upisivanje adrese e-pošte osobe s kojom želite podijeliti dokument. Ovo je najsigurniji način jer dokument mogu otvoriti samo osobe koje pozovete. S obzirom na to da je vaš Google račun integriran, u većini slučajeva možete samo početi upisivati ​​ime i adresa koju tražite ispisat će se sama. Prema zadanim postavkama svi s kojima dijelite dokument putem svoje e-mail adrese, isti mogu i uređivati, ali uvijek možete postaviti sve tako da mogu samo ostavljati komentare ili pregledavati dokument. Također možete i generirali poveznicu za dokument, omogućujući vam da ga dijelite po želji. Ako vaš Google račun pripada organizaciji, veza će raditi samo za druge osobe unutar organizacije prema zadanim postavkama, no ako imate standardni Google račun, poveznica će biti otvorena svima prema zadanim postavkama. Isto tako, uređivanja u Google Dokumentima mogu se gledati u stvarnom vremenu, ali možete i samo ostaviti komentare za svoje suradnike, preporučiti uređivanja ili ukazati na određene stvari. 

Naravno, sve Office dokumente možete dijeliti i direktno iz Office aplikacije. Koji je vama najdraži servis za dijeljenje Office dokumenata?

ICT I CLOUD USLUGE

POKRENITE VAŠE POSLOVANJE I POSLUJTE U OBLAKU

Saznajte više

Komentirajte