Želite saznati više?

Kontaktirajte nas

Od 1. srpnja svi koji posluju s obveznicima javne nabave moraju uvesti sustave za slanje e-računa, inače od posla neće biti ništa. No postoji mnogo razloga zašto biste u svoju kompaniju trebali uvesti elektroničku razmjenu dokumenata, čak i ako vas zakon na to ne obvezuje.

Dok su ih kompanije u Hrvatskoj počele uvoditi tek najavom zakonskih promjena, e-računi već su godinama svjetski standard poslovanja. Elektronička razmjena dokumenata omogućila je velikim i malim kompanijama da ne troše nepotrebne resurse na ispisivanje računa i podataka koje mogu unijeti i poslati automatski. No sve prednosti korištenja EDI sustava ne bi trebale biti obveza, već dobra poslovna odluka svih kompanija koje teže suvremenom poslovanju. O digitalizaciji poslovanja, baš kao i o svim prednostima EDI sustava, već smo detaljno pisali, a sada je vrijeme da se pozabavimo mitovima koji se za njega vežu. Baš kao i svaku novu uslugu, tako i EDI prate brojni mitovi, a mi ćemo se pozabaviti s pet najčešćih.

#1 – PDF račun nije isto što i e-račun

Najveća zabluda vezana za e-račun je ona da je to obični račun, samo pohranjen u PDF ili nekom sličnom formatu. Nadamo se da takav račun nećete poslati na neki natječaj iz domene javne nabave, jer bi se u suprotnom mogli poprilično razočarati i ostati bez potencijalne poslovne suradnje. Prema definiciji elektronički račun ili e-račun je račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku, a koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu. To znači da kada sustav za elektroničku razmjenu dokumenata zaprimi takav račun, odmah ga može obraditi po zadanim parametrima, te izvršiti potrebne zadane radnje. Kada bi EDI sustav zaprimio PDF račun, on ga ne bi prepoznao kao e-račun, pa samim time ne bi mogao ni biti obrađen.

#2 – EDI je kompliciran za korištenje

Otkad je postalo jasno da će korištenje sustava elektroničke razmjene dokumenata postati zakonska obveza, Hrvatski Telekom započeo je s edukacijama kako bi pripremio svoje korisnike na sve što ih očekuje od 1. srpnja 2019. Besplatne edukacije diljem Hrvatske imale su za svrhu upoznati korisnike sa svim funkcionalnostima samog sustava, te odgovoriti na eventualne nejasnoće. O detaljnom izgledu aplikacije, te koje su njene funkcije, pisali smo i mi u našem kratkom vodiču. Svaki korisnik EDI sustava Hrvatskog Telekoma dobiva i detaljne upute za svaki dio sustava, a za sve eventualne poteškoće na raspolaganju mu je i korisnička služba. E-račun odavno je standard poslovanja u zapadnom svijetu, tako da ukoliko poslujete s inozemstvom od vas će se očekivati i standardizirani e-račun. On omogućuje jednostavnu razmjenu, s obzirom na to da uopće nije važno na kojem jeziku je napisan, jer sustav prepoznaje zadane parametre i obrađuje račun neovisno o jeziku. To je posebno praktično poslujete li s klijentom čiji jezik ne govorite najbolje, a htjeli biste zadovoljiti sve zakonom propisane norme prilikom izdavanja računa.

#3 – Zakon propisuje kazne ako ne koristite e-račun

Zakon o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi propisuje da svi javni i sektorski naručitelji od 1.7.2019. moraju slati i zaprimati isključivo elektroničke račune. Ukoliko to ne naprave, slijede im visoke novčane kazne, baš kao i informacijskom posredniku koji svoje usluge ne uskladi sa Zakonom. No pravne osobe koje se javljaju na natječaj naručitelja nemaju zakonom određenih kazni. Jednostavno rečeno, ako pošaljete „običan“ račun umjesto elektroničkog, vrlo vjerojatno nećete se moći naplatiti, no zakonski nećete odgovarati. Na vama je da procijenite isplati li se odustati od uvođenja EDI platforme, te potencijalno izgubiti priliku sudjelovanja na natječajima javne nabave ili priliku za suradnju s inozemnim klijentima koji očekuju takav standard bez obzira na zakonske propise.

#4 – EDI zahtijeva dodatni angažman zaposlenika

Upravo suprotno – EDI sustav napravljen je tako da skrati vrijeme potrebno za izdavanje računa i slanje dokumenata. Jednom kada upišete podatke pravnog subjekta možete ih spremiti, tako da idući put jednostavno odaberete njegovo ime i svi su podaci već upisani na potrebno mjesto. S obzirom na to da se radi o elektroničkim dokumentima, oni se šalju digitalnim putem. Umjesto printanja, kuvertiranja, slanja i čekanja da se pošiljka zaprimi, obradi, te sredstva isplate, sada je sve to moguće u roku od nekoliko minuta. Ukoliko postoje dokumenti koje morate priložiti samom računu, oni se također šalju digitalnim putem. Status svojih dokumenata možete pratiti od trenutka kad ih pošaljete, pa se dok sredstva ne dođu na vaš račun. Isto tako, s obzirom na standardizirani format e-računa, možete uštedjeti vrijeme potrebno za objašnjavanje pojedinačnih stavki računa drugoj strani. Tu je i vrlo važan ekološki faktor, jer sve dokumente ne morate ispisivati na papiru i tako trošiti dragocjene prirodne resurse.

#5 – EDI nije siguran za poslovne dokumente

Baš kao što je to slučaj sa svim ICT uslugama, sigurnosti se pridaje posebna pozornost. Prijenos podataka odvija se u skladu s najvišim sigurnosnim standardima, a sustav se jednostavno može integrirati sa skladištem, ERP-om ili nekim trećim sustavom. Prilikom slanja računa preko EDI platforme na račun se automatski ugrađuje FINA-in aplikativni certifikat i vremenski žig, kako bi račun bio pravovaljan. Dokumenti se prenose u stvarnom vremenu, čime se ubrzava obrada, a sve transakcije mogu se pratiti i nadzirati. Prijenos podataka se odvija putem UBL 2.1. standarda, međunarodnog standarda koji su se države članice EU odlučile koristiti u međusobnoj razmjeni podataka.

Koju uštedu možete očekivati prelaskom na e-poslovanje? Isprobajte kalkulator i izračunajte minimalnu uštedu.

 

ICT I CLOUD USLUGE

POKRENITE VAŠE POSLOVANJE I POSLUJTE U OBLAKU

Saznajte više

Komentirajte