Želite saznati više?

Kontaktirajte nas

Očistite svoj virtualni poštanski sandučić učinkovito i naučite kako ga održati organiziranim.

Samo jedan pogled na inbox u kojem se nakupilo nekoliko tisuća emailova može djelovati prilično demoralizirajuće. Ignoriranje problema i surfanje po zabavnim stranicama može kratkoročno donijeti olakšanje, ali na kraju nas ne može spasiti od nereda koji će strpljivo čekati dok mu se ne posvetimo. Poslovni zahtjevi, privatna dopisivanja, promotivne poruke, lančani emailovi i spam kojeg se nikako otarasiti mogu napraviti kaos od savršeno organiziranog sandučića u samo nekoliko dana. Bilo da ste jedan od onih koji se cijeli život bore sa sindromom popularno zvanim „sutra ću to“ ili vam je pretrpani mailbox neočekivano došao kao rezultat godišnjeg – vrijeme je da mu stanete na kraj. Iskoristite vrijeme dok su svi na odmoru, pa je i priljev novih konverzacija manji, te napravite reda u svom virtualnom životu.


Dobar sistem pola je odrađenog posla

Automatsko odjeljivanje poruka dobra je stvar ako se provodi od početka. Međutim da bi došli do trenutka kada ga možemo početi primjenjivati prvo treba raščistiti situaciju. S obzirom na brzinu svijeta u kojem živimo, možemo pretpostaviti da nekoliko mjeseci stari emailovi slobodno mogu napustiti naš inbox. Ako se njima dosad nismo pozabavili, teško da ćemo za još nekoliko mjeseci. Posložimo ih po datumu i pošaljemo u vječna internetska počivališta. Ako vam je lakše, možete otvoriti i folder s nazivom „Stari emailovi“ i u njega strpati sve što mislite da bi možda jednog dana mogli zatrebati. Vjerojatno nećete, ali dobro.

Sljedeći korak je rješavanje očitog – neželjenih emailova. Junk folderi uglavnom dobro odrade svoj posao, no i njima se zna provući pokoja iznimka. Sve ponude milijunaša iz Nigerije čije ste novce navodno naslijedili i one lančane sličice zbog kojih ste vjerojatno već više puta umrli jer ih niste proslijedili, bacite u smeće.

Sad smo već pošteno smanjili kritičnu količinu, no još uvijek nedovoljno. Cilj je što je više moguće približiti se idealu – praznom inboxu. Ovisno o email klijentu kojeg koristite sada je vrijeme da pročistite cijele konverzacije. Radi se o emailovima s istim naslovom koji su nekoliko puta prošli kroz email svakog učesnika, a stvarnost je ta da zadnji u nizu emailova sadrži cijelu dotadašnju razmjenu, pa je on jedini koji vam u stvari treba. Neki noviji email klijenti već su ih organizirali na taj način, no mnogo starijih nema tu mogućnost.


Inbox kao „to do“ lista

Dosad su vam u inboxu vjerojatno ostali emailovi kojima bi se trebalo na ovaj ili onaj način konkretno pozabaviti. Poredajte ih po pošiljaocu i vidite jesu li neke stvari u međuvremenu već riješene. Ako jesu, znate što vam je čini s takvim porukama. Sve ostale koje zahtjevaju konkretnu akciju ostavite, poredajte po datumu slanja i krenite ih redom rješavati i micati po obavljenom poslu. Ukoliko vam je pisani trag važan, otvorite foldere u koje ćete ih spremati, na primjer po imenu osobe ili korporacije s kojom imate posla. Na taj način sva korespodencija vezana za taj segment bit će u istom folderu, nadohvat search tipke.

Ovisno o tome koliko mailova primate, ustanovite svoju vlastitu rutinu čišćenja. Jednom dnevno, tjedno ili mjesečno odvojite malo vremena kako bi doveli svoje emailove u red i izbjegli dodatnu nervozu prilikom svakog novog otvaranja aplikacije. Napravite li to na kraju svakog radnog tjedna, poslovni ponedjeljak više neće izgledati frustrirajuće čim stignete na posao i dočeka vas zatrpani inbox. Male pobjede čine čuda za radni plan.

inbox


Jednostavna pravila za bolju organizaciju email sandučića

Dolazi li vam sva moguća pošta u jedan inbox, nije ni čudo da se brzo pogubite. Ukoliko možete, odvojite adrese za različite svrhe. Tako na primjer jedna može biti isključivo poslovna, duga privatna, treća namijenjena virtualnom šopingu, a četvrtu možete koristiti za sve moguće registracije i mailing liste. Na taj način znat ćete otprilike koliko su važni emailovi koji vam pristižu. Poslovni i privatni email redovito možete ažurirati, dok ovaj za kupovine možete gledati kada znate da vam treba stići naručena roba ili vam treba neki od računa. Ovaj posljednji, za razne registracije, možete povremeno posjećivati, ali barem znate da vas tamo ne čeka poruka o kojoj će ovisiti neki važan projekt ili dogovor.

Ukoliko poruka koju ste primili zahtjeva kratki odgovor ili reakciju koja će vam oduzeti tek pet minuta, zašto to ne biste obavili odmah. Križate još jednu stvar s popisa obaveza i čistite inbox od nepotrebnih stvari u jednom potezu. Isto tako odmah iz glavnog foldera uklonite zalutali spam ili poruku s mailing liste koja se ne odnosi na vas osobno, a i ne zanima vas previše. Ostavite li je tamo pod mantrom „može čekati“ vjerojatno će tamo provesti još koji dan, ako ne i više, zatrpavajući dragocjeni radni prostor.

Email notifikacije koje stižu s društvenih mreža mogu poprilično ispuniti kvotu megabajta koju imamo na raspolaganju, a realno od njih nema velike koristi. Te iste notifikacije nalaze se i unutar aplikacije koja ih šalje, tako da poželite li ih vidjeti, znate gdje ih možete provjeriti. Isključite ih i kako vas ne bi nepotrebno ometale tijekom važnog sastanka ili užurbanog radnog dana.

Sve je više aplikacija koje se mogu integrirati u postojeće email klijente i tako nam olakšati život, zato istražite što vas najviše muči prilikom upravljanja vašim inboxom i bacite oko na trgovinu s aplikacijama – sigurni smo da rješenje već postoji.

Riješite svoju poslovnu komunikaciju uz Cloud Exchange Mail i pristupite mailu s bilo kojeg mjesta!

Bez ugovorne obveze. Platite uslugu prema mjesečnoj potrošnji, odnosno prema broju otvorenih pretinaca pošte i vrsti paketa koju korisnik koristi.

Više o Cloud Exchange Mailu

ICT I CLOUD USLUGE

POKRENITE VAŠE POSLOVANJE I POSLUJTE U OBLAKU

Saznajte više

Komentirajte