Želite saznati više?

Kontaktirajte nas

E-računi danas nisu samo opcija, već i standard u većini naprednih zemalja. Zbog propisa EU, svi koji u Hrvatskoj namjeravaju sudjelovati u procesima javne nabave moraju uvesti e-račune u svoje poslovanje. Bilo da se spajate kroz vlastiti ERP sustav ili preko web portala, EDI usluga Hrvatskog Telekoma napravljena je kako bi korisnik imao što jednostavniji pristup cijelom procesu i ostvario uštede u poslovanju.

Klasičan princip poslovanja itekako vam je poznat. Kako bi naručili robu koju trebate, prije svega ispisujete narudžbenicu, koju zatim šaljete faxom ili poštom drugoj pravnoj osobi. Nakon zaprimanja, do kojeg nekada mogu proći i dani, potrebno je tu istu narudžbenicu ručno unijeti u sustav primatelja. Poslije obrade vašeg zahtjeva, oni izdaju račun ili fakturu, te vam je istim putem šalju natrag. Sve što nakon toga trebate je opet ručno unijeti sve podatke s računa u svoj sustav. Osim što bez razloga trošite dragocjeno vrijeme, cijeli proces vas ili vašeg zaposlenika sprječava da se bavite važnijim stvarima, koje su u poslovanju neophodne da bi ono ostalo profitabilno. S obzirom na to da smo već odavno zakoračili u 21. stoljeće, vrijeme je da se i vaše poslovanje digitalizira na pravi način, a odgovor leži u tri slova – EDI.

HT EDI je usluga za razmjenu poslovnih dokumenata između računala i računala u standardnom elektroničkom obliku između poslovnih partnera, a može se koristiti na dva načina, ovisno o potrebama korisnika:

  • Integracija EDI-ja u postojeći ERP sustav – namijenjena većim tvrtkama, koje mjesečno izdaju veće količine računa i dokumenata.
  • Korištenje EDI-ja kroz SME portal – namijenjen je manjim i srednje velikim tvrtkama, koje mjesečno izdaju manje količine računa i dokumenata.

EDI se može integrirati u postojeći ERP sustav korisnika, ali to nije uvjet, već mu se može pristupiti i kroz web sučelje SME portala. Važno je napomenuti kako ova dva načina isključuju jedan drugog – korisnik koji ima svoj ERP sustav, ne može istovremeno koristiti i SME portal za izradu, slanje i primanje računa, već u tom slučaju sve navedene akcije obavlja putem vlastitog ERP sustava.

Kreiranje e-računa kroz SME web portal (za korisnike bez ERP sustava)

Krenimo prijaviti se kroz web sučelje SME portala – za pristupanje sustavu potrebno je unijeti korisničko ime i lozinku i kliknuti na gumb Prijava. 

HT_SME_portal_prijava

HT SME portal – prijava

Nakon prijave u sustav putem web sučelja, korisnik se preusmjerava na početni ekran aplikacije.

HT_SME_portal

SME portal – početna stranica

Na njemu, kao i svim drugim ekranima tijekom korištenja aplikacije, s lijeve strane nalazi se izbornik s poveznicama na sve mogućnosti koje su nam dostupne. 

HT_SME_portal-1

SME portal – navigacija

U polju koji se odnosi na postavke možemo unijeti informacije o tvrtki, doći do skladišta ključeva ili regulirati e-mail obavijesti. 

Pod poljem „Računi“ nalaze se opcije izrade novog računa, učitavanja već postojećeg, računi u izradi, te pristup svim dotad primljenim i poslanim računima. Osnovna funkcija portala je izrada i slanje računa, a iako je aplikacija dostupna na hrvatskom i engleskom jeziku, račun koji izrađujete uvijek će biti na hrvatskom.

Kako izraditi e-račun kroz SME portal

Forma za izradu računa sastoji se od četiri sekcije – osnovni podaci, podaci o primatelju, prilozi računu i lista stavki, dok se na dnu nalaze gumbi za slanje i spremanje računa.

HT_EDI_SME_portal-izgled _stranice_za_izradu_novog_e-računa

SME portal – izgled stranice za izradu novog e-računa

Polja označena zvjezdicom obavezno se moraju pravilno popuniti i tek tada račun možemo spremiti ili ga odmah poslati. No prije svega nužno je pod postavkama unijeti informacije o vlastitoj tvrtki, te se isti pojavljuju na zaglavlju računa.

HT_EDI_SME_portal_izrada_e-računa-osnovni_podaci-računa

SME portal – izrada e-računa: osnovni podaci računa

Osnovni podaci računa uključuju njegov broj, referencu primatelja, datum izdavanja i datum dospijeća računa, način plaćanja, te napomenu. Svaki račun mora imati jedinstveni broj koji se slobodno unosi, dok se primjerice valute unose preko šifrarnika u postavkama. Primatelja računa biramo na dva načina: direktnim unosom OIB-a u predviđeno polje ili unosom imena tvrtke nakon čega se pojavljuje izbornik s mogućim odabirima. 

HT_EDI_SME_portal_izrada_e-računa-podaci_o_primatelju

SME portal: izrada e-računa – podaci o primatelju

Primatelji računa mogu biti tvrtke registrirane na EDES platformi, a odabirom putem izbornika ostale se informacije automatski popunjavaju.

HT_EDI_SME_portal_izrada_e-računa-stavke_racuna

SME portal: izrada e-računa – stavke računa

Račun se sastoji od liste stavki, a svaku čine njena šifra, opis, jedinica mjere (biramo je iz šifrarnika), količina, jedinična cijena, stopa poreza i eventualni popust. Pravilno popunjenom računu možemo prilagati i datoteke, te ga spremiti za slanje. 

Jednostavan EDI sustav za lakšu izradu e-računa i elektroničku razmjenu dokumenata

Administrator sustava u svakom kontrolu ima nadzor nad svim promjenama koje korisnici mogu napraviti, a dostupna mu je i testna opcija za sve nedoumice. Prije korištenja sustava za njegovu primarnu svrhu svakako se preporučuje prvo unijeti sve postavke, kako bi EDI mogao adekvatno odrađivati automatski dio posla. U to spadaju i šifrarnici, skupine predefiniranih vrijednosti koje koristimo pri izradi računa i zajednički su svim korisnicima portala. Primjerice, ovisno o tome koje valute se žele korisititi, administrator može one suvišne označiti neaktivnima, te se iste više neće pojavljivati u izborniku. Postaviti se mogu i jedinice mjere, kao i informacije o nazivu i stopi poreza. Svi primljeni i poslani računi mogu se filtrirati po više faktora, dohvatiti u obliku .zip datoteke sa svim podacima i prilozima ili izvesti u CSV formatu. Filtrirati možemo i račune u izradi, koje još nismo poslali, te ih možemo i brisati.

Bez obzira kroz koji sustav se odlučite koristiti HT EDI, možete biti sigurni da su sve karakteristike računa usklađene sa zakonskim propisima. Uz jednostavnu implementaciju s njegovim korištenjem možete započeti odmah po aktivaciji, a poslovanje na međunarodnom tržištu izgledat će jednostavnije nego ikad. 

Saznajte više o EDI usluzi i pošaljite upit

ICT I CLOUD USLUGE

POKRENITE VAŠE POSLOVANJE I POSLUJTE U OBLAKU

Saznajte više

Komentirajte