Žurba, neorganiziranost, kaos, previše obveza… Kako svakodnevicu u kaosu organizirati tako da u manje vremena, napravimo više toga i budemo produktivniji? Iako zvuči nerealno na prvi pogled, ovaj pothvat nije znanstvena fantastika, već je potrebno samo malo truda i volje. Redovitim primjenjivanjem nekoliko jednostavnih pravila i usvajanjem navika koje možemo primijeniti u privatnom i poslovnom životu, moguće je organizirati radni dan tako da odlazak na posao bude užitak. Ili da se barem osjećamo zadovoljno na kraju svakog radnog dana. Prekovremeni sati trebali bi biti iznimka, a ne pravilo, a jedini kaos koji pomaže u izvršavanju obveza može biti onaj kreativni u našoj glavi. Vrijeme je za organizaciju!
Postavljanje specifičnih prioriteta i ciljeva
Određivanje ciljeva na mjesečnoj, tromjesečnoj i godišnjoj osnovi jedan je od najvažnijih zadataka za uspješnu organizaciju. Postavljanje jasnih ciljeva i prioriteta prvi je korak u organizaciji dnevnih zadataka. Lako se izgubiti u nanosima papira na tolu, sastanaka u kalendaru i nepročitanih mailova u inboxu. Samo jedan letimičan pogled na sav taj kaos može biti dovoljan da nas obeshrabri.
Zato prvo treba postaviti jasne ciljeve i to jednom od dvije metode. Prva započinje pisanjem popisa od dva ili tri zadatka kojima se želimo pozabaviti kao minimumom za taj dan. Ovdje ne spadaju veliki zadaci koji oduzimaju vrijeme. Zatim taj popis širimo na tjednu, mjesečnu i godišnju razinu, grupirajući slične zadatke koji dovode do završene široke slike. Možemo odabrati i drukčiji pristup – definiramo svoje dugoročne ciljeve, a zatim ih podijelimo na lakše upravljive i izvedivije zadatke. Naši dnevni prioriteti bit će ovi manji poslovi, koji će usmjeravati našu pažnju i trud prema cilju do kojeg želimo stići. Koji god odaberemo, važno je držati ga se.
Učinkovito upravljanje vremenom
Temelj dobro organiziranog postojanja je upravljanje vremenom. Započnimo sastavljanjem dnevnog rasporeda koji dopušta određene vremenske blokove za razne poslove. Kako bismo ostali na pravom putu, koristimo analogne i digitalne alate kao što su kalendari, popisi obaveza ili aplikacije. Zadatke je potrebno poredati prema važnosti i hitnosti, počevši od najhitnijih. Jednom kada se riješimo ono što nam stvara najveći pritisak, sve ostalo činit će se lakše. Rješavanje zastrašujućih problema na početku dana učinit će ostatak dana mnogo produktivnijim. Kalendare možemo podijeliti na poslovne u privatne, a svaku obvezu potrebno je zabilježiti na vrijeme, kako ne bismo propustili neku važnu prigodu. Na svaki zadatak smijemo potrošiti samo onoliko vremena koliko je određeno, a ako to ne uspijemo, znači da moramo naći drukčiji pristup problemu. Aplikacije za praćenje učinkovitosti dobar su pokazatelj koliko vremena provodimo na određenoj zadaći.
Čišćenje fizičkog i digitalnog prostora
Neorganizirano radno okruženje može pridonijeti zbunjenosti u umu. Redovito pospremanje fizičkog radnog prostora dat će nam priliku za odmak od radnog zadatka, ali i vizualnu organizaciju zadataka koje moramo obaviti. Pospremanje papira, čišćenje ladica i micanje svega što nam odvlači pažnju tijekom radnog dana može biti dobra priprema za rad. Uredan stol potaknut će bolju produktivnost i dati nam vizualnu potvrdu da su neke stvari odrađene. Upravljanje digitalnim kaosom jednako je važno kao i upravljanje fizičkim neredom u modernom svijetu. Stvaranjem mapa za digitalne datoteke možemo jasno podijeliti što spada u koju kategoriju. Dodavanjem filtera u inbox, te postavljanjem ključnih riječi, svaki novi mail naći će se u ispravnoj mapi. Korištenjem softvera za upravljanje projektima i alata za produktivnost, organizacija je postala nikad lakša.
Reći “ne” kada je to potrebno
Naučiti reći ne jedan je od najtežih dijelova slaganja dnevnih zadataka. Pretjerano se obvezati i postati preopterećen dužnostima i odgovornostima je iznimno lako, te nas brzo može odvesti u krivom smjeru. Moramo biti izbirljivi u pogledu odgovornosti koje prihvaćamo i pobrinuti se da nove obveze budu u skladu s našim prioritetima i ambicijama. Potrebno je reći “ne” zadacima koji su nevažni, nisu hitni ili ometaju naš radni ritam. Najteže je reći “ne” osobi do čijeg vam mišljenja treba biti najviše stalo – samom sebi. Prioriteti moraju biti jasni, čak i kada se čini nemoguće odbiti radni zadatak koji je u tom trenutku samo smetnja od koje nitko neće imati koristi. Ne mora sve biti naša odgovornost. Kada je to izvedivo, potrebno je dodijeliti poslove drugima. Produktivan tim može podijeliti posao i pristupiti rješavanju problema iz novih kutova. Obraćanjem kolegi za pomoć nas može uputiti u pravom smjeru rješavanja problema ili postaviti pitanje koje će nas dovesti do novih načina razmišljanja.
Upravljanje stresom i briga za sebe
Ustajanje iz stolice i kretanje mogu učiniti čuda za razbistrivanje glave. Ako nema vremena za šetnju ili bijeg od radnog stola, trebamo redovito ustati, protegnuti se i duboko udahnuti. Sukobi i razdražljivost u situacijama kada su rokovi blizu često su posljedica stresa i iscrpljenosti. Kako bismo se nosili sa stresom, uključimo tehnike svjesnosti u svoju redovitu rutinu, poput meditacije ili vježbi dubokog disanja. Zdrava prehrana i redovita tjelovježba također mogu pomoći općem blagostanju.
Redovita evaluacija i slavljenje malih pobjeda
Potrebno je redovito procjenjivati vlastite organizacijske strategije i njihovu učinkovitost. Jesu li naši ciljevi ispunjeni? Ima li prostora za napredak? Ne treba se bojati modificiranja i promjene strategije prema potrebi. Ne smijemo zaboraviti prepoznati i cijeniti sva svoja postignuća, bez obzira koliko se malena činila. To može povećati motivaciju i ojačati našu predanost organizaciji. Mogućnost da se na kraju dana osvrnemo na stvari koje smo dovršili može smanjiti stres ili zabrinutost oko stavki koje se još uvijek nalaze na popisu primarnih obaveza. Prihvaćanjem puta prema dnevnoj rutini koja je urednija i ispunjenija i otkrit ćemo da kaos nestaje. Postavljanjem specifičnih ciljeva možemo odrediti prioritet svojih zadataka i usredotočiti se na ono što nam je uistinu važno.
Organizirajte svoje poslovanje uz alate za odnose s klijentima
Microsoft Dynamics CRM (Customer Relationship Management) omogućuje vam upravljanje odnosima s klijentima u svim fazama marketinga, prodaje i podrške. Riječ je o rješenju koje je prilagođeno vašim potrebama:
- Podiže produktivnost i time smanjuje troškove, a povećava prihode
- Skraćuje prodajni ciklus
- Omogućuje poboljšanje zadovoljstva korisnika što doprinosi smanjenju troškova i donosi veće prihode
- Već poznato sučelje koje olakšava korištenje sustavom
- Moguć pristup putem web sučelja, mobilnih i tablet aplikacija ili putem Outlooka
- Moguća integracija s Office 365 uslugom
- Moguća integracija i s rješenjima koja nisu bazirana na Microsoft tehnologiji