Zakašnjela plaćanja mogu biti jedna od vrlo frustrirajućih prepreka u izgradnji zdravog poslovanja.
Kao samostalnom poduzetniku ili vlasniku male tvrtke, pravodobno plaćanje za izvršeni rad je ključno, jer se oslanjate na taj prihod za plaćanje osobnih i poslovnih troškova. Svoj ste rad izvršili i isporučili na vrijeme i za isti poslali fakture. Na papiru sve izgleda super, ali kada rok za plaćanje proleti bez ikakvog odgovora vašeg klijenta, shvatite da obećanja na papiru ne odražavaju stvarnost. Odakle započeti i što učiniti kada je potrebno podsjećati klijente da vam plate? Ponekad se čak možete osjećati loše ili vam bude neugodno, gotovo kao da nemate pravo na vlastiti novac. To posebno dolazi do izražaja ako ste vlasnik male tvrtke koji tek pokreće poslovanje. Zahtjev za pravodobnim plaćanjem savršeno je normalna poslovna praksa i budite uvjereni da isti ti kupci koji vama ne plaćaju, od svojih klijenata očekuju pravodobnu isplatu. Umijeće je znati kako im se možete obratiti, a to ne uključuje pokretanje pravnog postupka ili potpunog prekida suradnje, uz koji često dolaze i birane riječi.
Provjerite svaku fakturu i otklonite mogućnost pogreške
Neplaćeni računi često mogu biti posljedica netočno ispisanih faktura. Ljudska greška ili problemi sa softverom mogu izazvati lančanu reakciju u kojoj strane međusobno okrivljuju jedna drugu, a moguće je da su obje u pravu. Od vitalne je važnosti da uvijek ispostavite točno napisanu fakturu. Ako faktura nije točna, uvijek postoji rizik da će vaše plaćanje biti odgođeno, a ponekad i da uopće neće biti provedeno. Jeste li stvarno poslali fakturu? Jesu li uvjeti plaćanja bili jasni? Jeste li je poslali pravoj osobi? Je li vaša adresa točna? Prije nego odlučite išta poduzeti, prvo provjerite da niste upravo vi krivac za dugo čekanje. Neka vaš predložak fakture bude što jednostavniji, ali svakako uključite sve što je korisniku potrebno da bi se plaćanje uspješno izvršilo. Vrlo je važno da znate kome trebate poslati račun. Osoba koja vam je zadala posao možda nije osoba koja vas plaća. U manjim poduzećima može postojati samo jedna osoba koja će naručiti posao i platiti fakture, ali veća je vjerojatnost da će veća poduzeća imati kompliciranije postupke plaćanja i odobravanja. Morate znati kada ćete biti plaćeni. Neke tvrtke plaćaju u roku od 30 dana, ali to znači 30 dana nakon završetka mjeseca u kojem je vaša faktura predana. Predajte svoju fakturu što je prije moguće, u skladu s ugovornim uvjetima koje ste dogovorili s kupcem. Na vašoj fakturi mora biti jasno naznačen posao koji je obavljen i na što se plaćanje odnosi. Provjerite odgovara li navedeni iznos na računu onome što je dogovoreno prije početka radova. Ako prihvaćate više od jednog načina plaćanja (gotovina, kartice, uplata na račun, PayPal…), jasno navedite koje su alternative i omogućite kupcu da vam plati što je više moguće.
Kako naplatiti neplaćeni račun
Prilikom praćenja nedospjelih faktura, počnite s podsjetnicima za plaćanje i osobno se obratite klijentu. Ovisno o određenim okolnostima, možda odlučite oprostiti dio duga, odgoditi naplatu ili pokrenuti pravni postupak. Izbor je na vama. No svakako doznajte kako stvari doista stoje iz perspektive klijenta prije nego odlučite koji konkretni korak želite poduzeti. Zapamtite i da se velik dio ove gnjavaže može spriječiti ako unaprijed postavite očekivanja i uvjete poslovanja, te ih se držite.
- Pošaljite prijateljski podsjetnik
Ako klijent nije platio fakturu, pošaljite mu podsjetnik dan ili dva nakon što je račun istekao. Propušteno plaćanje u ovoj fazi može značiti da mu je faktura promaknula, otišla u krivi pretinac unutar inboxa ili je jednostavno zaboravio na nju. Pošaljite ljubazan mail s podsjetnikom da je njihovo plaćanje dospjelo, ističući ukupni iznos koji treba platiti, uvjete plaćanja i svoju politiku zakašnjelog plaćanja (ako je imate). Obavezno priložite kopiju izvorne fakture za referencu i uključite popis prihvaćenih opcija plaćanja, kao i poveznice za brže plaćanje biste ubrzali postupak.
- Istražite mogućnosti otplate s klijentom
Ako klijent odgovori na vaš podsjetnik na kasnu fakturu, ali nema sredstava da vam odmah plati u cijelosti, možete strukturirati opcije otplate kako biste mu pomogli. Ovisno o situaciji, to može značiti raspodjelu plaćanja na određeno vrijeme, primjerice svaki mjesec idućih nekoliko mjeseci. Svakom od nas se može dogoditi loš period u poslovanju, a ako su namjere poštene, možda je bolje zadržati dobar poslovni odnos i izaći klijentu u susret jednom.
- Naplatite zatezne naknade
Naknada za zakašnjenje dodatni je novčani iznos koji se nameće korisniku za odgođeno plaćanje. Naravno, ova opcija mora biti komunicirana prilikom potpisivanja ugovora ili prije početka radova, kako bi klijent s njom na vrijeme bio upoznat. Osim toga, kada klijentima naplaćujete naknadu za zakasninu, njihova bi faktura također trebala jasno sadržavati pojedinosti o zakasnini u odjeljku s uvjetima plaćanja.
Proaktivne mjere za naplatu dospjelih faktura
Čak i ako vaš klijent konačno plati, budite oprezni kada radite s njim u budućnosti. U poslu ćete naučiti da nisu sve prilike za zaradu vrijedne vašeg vremena.
- Istražite budućeg klijenta
Ako želite izbjeći gnjavažu s neplaćenim računima, svakako istražite nove klijente kako biste bili sigurni da su legitimni i da nemaju prethodnih pritužbi. Nakon toga provjerite imate li s njima potpisan ugovor koji vas štiti na više načina i vodite detaljnu evidenciju svega što radite. Doznate li od drugih suradnika da neki klijent ima naviku kašnjenja i poteškoća s plaćanjem, dobro razmislite želite li se uopće upuštati u posao s njima. Ako se ipak na to odlučite, svakako uvedite sve mjere zaštite vlastitog poslovanja kako vaš rizik bio minimalan.
- Dogovorite se o jasnim uvjetima i politici plaćanja
Prije nego što se upustite u projekt ili pristanete na poslovni dogovor, osigurajte da vaši klijenti razumiju vaše rokove plaćanja, kazne za zakašnjela plaćanja, obračunate kamate na neplaćene fakture i ostala pravila. Priopćite im sve to u pisanom obliku i inzistirajte na potpisu kako bi bili sigurni da su doista shvatili moguće posljedice. Ovaj pisani ugovor svakako će pomoći ako slučaj dođe do faze pravnog postupka.
- Uzmite akontaciju
Zatražite od kupaca da unaprijed plate određeni postotak troškova prije početka projekta ili slanja proizvoda. Neki kupci bi mogli biti oprezni s plaćanjem, zato ih svakako potaknite da pročitaju iskustva vaših bivših klijenata ili se informiraju putem interneta. Zahtijevajte polog prije početka bilo kakvog posla ili jednostavno odbijte klijente za koje imate loš predosjećaj. To je često vidljivo od samog početka; ako postoje problemi s predujmovima, vjerojatno će biti problema s budućim fakturama.
Kad razum ne upali, razmotrite i druge mogućnosti naplate
Ako vaš klijent ne ispunjava svoje ugovorne obveze i prestane komunicirati s vama, tu su uvijek pravni načini kojima možete doći do svog novca. Oni su formalni, uključuju i dodatne troškove pravnika i trećih strana, no ponekad su doista neizbježni. Kada imate fakture koje kasne više od 90 dana, a ne mislite da će biti plaćene, možda nećete imati druge mogućnosti. Samo budite svjesni da biste mogli dobiti manje od stvarnog iznosa računa, no bolje išta nego ništa. Evo što možete napraviti kada vam drugo ne preostaje:
Pismo odvjetnika: Službeni dopis odvjetnika koji zahtijeva plaćanje mogao bi natjerati klijente da vas brzo kontaktiraju i dogovore plan plaćanja. Unajmljivanje odvjetnika može biti skupa, ali učinkovita metoda za ubrzavanje plaćanja
Faktoring: riječ je o procesu kada tvrtka treće strane kupuje vaša potraživanja i daje vam predujam u gotovini na temelju neplaćenih faktura nakon odbitka svojih naknada. Faktoring tvrtka će zatim naplatiti nepodmireni dug od vašeg klijenta i to više nije vaš problem.
Agencija za naplatu: idealna opcija ako plaćanje kasni više od 90 dana i želite prenijeti obveze naplate na nekog drugog. Agencija za naplatu obično radi na temelju nepredviđenih okolnosti i naplaćuje fiksnu stopu ovisno o iznosu duga i vremenu koje je prošlo.
Tužba: prijetnje sudskim postupkom na kraju mogu dovesti do ovrhe, no budite spremni na to da će čitav proces vjerojatno potrajati dugo, pogotovo bude li druga strana ulagala žalbe. Ponekad ova opcija ne vrijedi truda i novaca, no ako procijenite da vam se isplati, uvijek vam je na raspolaganju.