Danas, češće nego ikad prije, redovito pomislimo “ovaj sastanak je mogao biti jedan e-mail”. I često smo u pravu. Vrijeme potrebno da bi se određeni broj ljudi skupio na jednom mjestu i razgovarao (ili još gore, da bi većina slušala dok jedan govori) o nečem nebitnom, moglo bi se doista bolje utrošili i bez prekidanja radnog ritma, samo kako bi se ispunila norma. No postoje situacije kada su sastanci itekako potrebni i zahtijevaju angažman svih prisutnih. Nemojmo zaboraviti i da je čovjek društveno biće, a redovita okupljanja (plemenska, društvena, organizacijska…) su mu jednostavno dio prirode.
Sastanak je prigoda u kojoj dijelimo znanje i iskustva koja bi trebala pomoći čitavom kolektivu, te prilika da poboljšamo odnos među prisutnima, pridodajući zajedničkom iskustvu. Grupa ljudi koja se sastaje često može proizvesti bolje ideje, planove i odluke nego što to može učiniti pojedinac ili više njih, od kojih svaki radi sam. Sastanak pomaže svakom pojedincu da razumije i zajednički cilj grupe i način na koji njegov vlastiti i tuđi rad može doprinijeti uspjehu čitave grupe. Naravno, rezultati mogu i izostati, no tada se radi o loše odrađenom sastanku. Kakvi sve sastanci postoje? Kako odraditi dobar sastanak? Što nakon sastanka? Sve su to stvari koje bi uspješni menadžeri trebati znati, a mi ih donosimo u nastavku.
Tipovi sastanaka
Sastanak može biti formalan ili neformalan. Kod formalnog postoje određena pravila za njegovo sazivanje i vođenje, s pisanim zapisnikom o njegovom radu. Uobičajeno je poslati unaprijed obavijest o njegovu održavanju koja se smatra pozivom za prisustvovanje. Takav sastanak ima dnevni red ili popis stvari s kojima se treba pozabaviti, a ishod se sustavno piše u obliku zapisnika. Neslužbeni sastanak može biti bez ikakve pismene obavijesti, s neformalnim temama i bez posebnih pravila. Sastanke možemo dijeliti po nekoliko parametara, njihovoj svrsi, trajanju, načinu izvršavanja ili drugim odrednicama,
1. Sastanci na kojima se donose odluke – njihov ishod treba biti konkretan, a uključeni sudionici su ključni donositelji odluka ili stručnjaci za predmet o kojem se raspravlja. Primjerice, ako je potrebno odobriti novi dizajn proizvoda, tu će se svakako naći glavni dizajner i voditelj projekta.
2. Sastanci za rješavanje problema – glavni cilj je pronaći optimalno rješenje za problem s kojim se tim ili tvrtka suočava. Sudionici sastanka zajedno generiraju što više potencijalnih rješenja, te odabiru ono najprihvatljivije okolnostima.
3. Team-building sastanci – koriste se za izgradnju kohezije unutar grupe i poboljšanje načina na koji članovi tima rade zajedno. Ovo je sjajna prilika za menadžere ili voditelje da se uključe i stvore jače veze sa svojim timovima.
4. Tromjesečni sastanci planiranja – održavaju se svaka tri mjeseca, a koriste se za planiranje izvršenja ciljeva tvrtke. Idealni su za stratešku implementaciju kratkoročnih i dugoročnih ciljeva. Odličan su način za praćenje napretka tima i održavanje njihove motivacije, kao i dobra prilika za osvrt na prethodni kvartal i pregled onoga što treba izvršiti u sljedećem.
5. “Check-in” sastanci – ovi sastanci služe sudionicima kao sredstvo informiranja o radu svakog od njih, dijeljenje napretka i raspravu o mogućim izazovima.
6. Brainstorming sastanci – zakazuju se za stvaranje novih ideja ili koncepata. Članovi tima rade kao ravnopravni suradnici ili pod vodstvom. Uz pomoć tehnika kao što je umna mapa, sudionici koriste svoje vještine kreativnog razmišljanja kako bi došli do svježih ideja ili novih proizvoda.
7. Sastanci jedan na jedan – sastanak zakazan između dvoje ljudi kako bi se razgovaralo o konkretnoj temi. Može biti riječ o razgovoru s klijentom o novom načinu suradnje ili razgovoru između poslodavca i posloprimca o mogućem promaknuću.
Priprema sastanka – kako definirati cilj sastanka
Koja je svrha sazivanja sastanka? Sastajemo li se samo kako biste stvorili ideje ili je potreban tim da donesemo odluku? Uloge koje ljudi igraju unutar organizacije i njihovi međusobni odnosi utjecat će na njihovu interakciju. Jesu li svi sudionici sastanka bliski kolege? Timska dinamika može olakšati suradnju prema zajedničkom cilju. Veličina grupe možda neće promijeniti krajnji cilj sastanka, ali će utjecati na to kako i gdje ga možemo održati, zato se treba pobrinuti da svi imaju mjesto za sjedenje ili rad, ako je to potrebno. Sastancima na daljinu može nedostajati razina povezanosti koja je svojstvena razgovorima uživo, no zato su praktičniji ako je u pitanju mnogo ljudi. Ako planiramo online sastanak moramo u obzir uzeti i način na koji ćemo omogućiti svima da na njemu i sudjeluju i kada (ako se radi o kompaniji koja urede ima diljem svijeta).
Prije nego što pošaljete pozivnicu, odredite točnu svrhu sastanka. To će vam pomoći da shvatite kakvu biste vrstu sastanka trebali imati i tko treba prisustvovati. Na primjer, ako je svrha sastanka potaknuti zaposlenike na preuzimanje inicijative, možda biste željeli raspraviti trenutnu i očekivanu situaciju. Iako su svrha i cilj sastanka slični, postoji nekoliko razlika između ove dvije stvari.
Svrha je opći razlog za održavanje sastanka kojeg je potrebno odrediti prije sastanka kako biste obavijestili sudionike o tome zašto trebaju prisustvovati. Cilj sastanka odnosi se na željeni ishod i to je zajednički cilj koji sudionici moraju postići. Ovi ciljevi utječu na proces planiranja i mogu se mjeriti.
Sastanak treba slijediti jasan dnevni red kako bi bio što učinkovitiji. Zato je potrebno pozvati za one osobe koje doista trebaju biti na njemu, te se pobrinuti da ne traje predugo. Dobro je ciljati na 40 minuta za tjedne ili mjesečne sastanke ili 60 minuta za dvotjedne ili tromjesečne sastanke. Svakako je najvažnije početi na vrijeme i držati se dnevnog reda, kako bi ostvarili sve ciljeve.
Nadmašite strah od javnog govora na sastancima: korisni trikovi za samopouzdanje
Strah od javnog nastupa je strah od govora tijekom radnih sastanaka, prezentacija ili osobnih događaja, ispred većeg broja ljudi. Bez obzira na broj ljudi u publici, osjećaj tjeskobe potpuno je normalan. Osim fizičkih simptoma, anksioznost zbog javnog govora također može izazvati niz negativnih misli i osjećaja koji mogu utjecati na samopouzdanje.
Kada znamo da će doći trenutak u kojem moramo javno govoriti, najbolje je početi s manjim grupama – naši prijatelje, kolege ili obitelj idealna su publika pred kojom možemo vježbati. Dobro je odraditi i neke pripreme prije sastanka, bez obzira na to je li od nas to službeno zatraženo ili ne. Za početak treba pregledati dnevni red sastanka i možda upitati nekog kolegu ili nadređenog za mišljenje o tome što treba naglasiti ili što nikako ne treba izostaviti.
Govoriti u javnosti znači da će sve oči biti uprte u onoga tko govori, zato je dobro upotrijebiti vizualna pomagala. Oni su izvrsni za prenošenje poruke na privlačniji način i savršeni su za odvraćanje pozornosti. Bilo da se radi o govoru na sastanku ili izlaganju pred punom dvoranom, važno je zapamtiti da su ljudi tu da nas slušaju s razlogom. Oni žele čuti ono što želimo reći. Kada nam netko da kompliment za naše izlaganje, trebamo ga znati prihvatiti. Tu ćemo osobu gledati u oči, nasmiješiti se, slušati i ne prekidati. Ako je kompliment iskren i dolazi s dobrom namjerom, svakako ga je pristojno i dobro prihvatiti – sve što trebamo reći je “hvala” bez dodatnih “ako” ili “ali”. Prihvaćanje komplimenata povećava naše samopoštovanje i čini da se i onaj koji ga daje osjeća dobro.
Što se tiče kritike, važno ju je ne shvaćati osobno i odvojiti svoju vrijednost i vrijednost onoga što govorimo od reakcije ljutnje koju kritika može izazvati. Možemo pokazati poštovanje prema svom kritičaru tako da kažemo “Hvala što ste postavili to pitanje”, što je sjajan način da neutraliziramo potencijalnu napetost i pokazuje da namjeravamo odgovoriti uljudno i graciozno. Osoba koja nam dolazi s kritikom slušala je što govorimo i iznosi vlastita razmišljanja o tome, što je svakako bolje nego da nas je ignorirala. Tko zna, možda nam njihova kritika pruži priliku da temu sagledamo iz svježe perspektive.
Upravljanje konfliktima na sastancima: kako graditi konstruktivne rasprave
Kada god poželimo reagirati na kritiku ili se ne slažemo s iznesenim mišljenjem, prije svega treba zapamtiti da nije riječ o napadu na nas osobno. U slučaju da druga strana doista napada nas osobno, to je tema koju bismo trebali riješiti izvan sastanka, a možda i pred stručnjacima iz ljudskih resursa. No, većina sukoba unutar sastanka dolazi zbog razilaženja u mišljenju oko pojedine ideje ili više njih. Zbog toga je iznimno važno znati slušati druge i razumjeti što govore.
Proces aktivnog slušanja uključuje četiri faze:
1. Primanje (pozornost)
Kako bismo doista slušali, moramo vrlo pažljivo obratiti pažnju na drugu osobu i ne možemo dopustiti da nas omesti bilo što drugo što se događa oko nas, primjerice formiranje protuargumenata dok druga osoba još govori. Nije profesionalno dopustiti samima sebi da se dosađujemo i izgubimo fokus na ono što druga osoba govori.
2. Razumijevanje
Potpuno razumijevanje uključuje poznavanje vokabulara, jezika i ključnih stvari koje druga osoba iznosi. Ako postoji jezična barijera, slušanje se može prekinuti u ovoj fazi i poruka neće biti isporučena kako bi trebala. Jedna taktika za bolje razumijevanje govornika je postavljati pitanja kako bismo popunili sve rupe koje možda imamo u mentalnoj rekonstrukciji njegovih ili njezinih poruka
3. Procjena i interpretacija
Interpretacija u procesu slušanja podrazumijeva da smo u mogućnosti utvrditi emocionalno značenje koje govornik pridaje poruci korištenjem neverbalnih znakova, poput tona glasa i pokreta tijela. U ovoj fazi od slušatelja se traži da donosi zaključke ili vlastiti sud, te je iznimno važno odvojiti činjenice od osobnih zaključaka.
4. Zadržavanje
U procesu slušanja dolazi do faze pamćenja dok slušatelj kategorizira i pamti informacije koje je prikupio od govornika. Možemo pratiti ono što je rečeno, razumjeti izgovoreno i procijeniti sve što smo čuli, ali ako ne zadržimo informacije, izgubit ćemo poruku i njezin smisao.
Svaki put kada je u pitanju sukob u mišljenjima, trebamo pokušati prije izlaganja vlastitog stava proći sve navedene faze, kako bismo bili sigurni da razumijemo što druga strana želi reći. Ako ništa ne pomaže, ponekad je jednostavno bolje složiti se da se ne slažemo ako nije moguće postići dogovor.
Što nakon sastanka?
Ako smo ušli na sastanak s čvrstim dnevnim redom koji sadrži popis odluka koje je trebalo donijeti, trebali bismo osigurati da su te odluke donesene prije nego što svi napuste prostoriju. Ako se odluka ipak nije uspjela donijeti na sastanku, potrebno je što prije napraviti sve kako bi se ista ipak donijela. Kada se odluka donese izvan sastanka, treba je podijeliti sa sudionicima sastanka putem e-maila ili drugih kanala komunikacije, kako bi svi bili u toku.
Zapisnik sa sastanka dobar je način da imamo kratak pregled o čemu se govorilo na sastanku i što je dogovoreno. Zapisnik treba uvijek poslati odmah nakon sastanka svima prisutnima, kao i svima koji nisu mogli prisustvovati, a trebali su biti s nama. Nakon sastanka možda bi bilo dobro zatražiti povratne informacije od sudionika,n o to se odnosi samo na doista bitne sastanke, a ne, recimo, one dnevne ili jako kratke.
Kada sve sagledamo, sastanci mogu biti korisni u raznim situacijama, ovisno o ciljevima, prirodi rasprave i potrebama sudionika. Kada neko složeno pitanje zahtijeva suradnju i kolektivno rješavanje problema, sastanak može spojiti različite perspektive kako bi se pronašla kreativna i učinkovita rješenja. Sastanci su često potrebni kada je potrebno donijeti važne odluke, što omogućuje ključnim dionicima da raspravljaju o raznim opcijama, izraze svoja mišljenja i na kraju postignu konsenzus ili donesu informirane odluke. Uvijek je važno voditi računa o učestalosti i trajanju sastanaka koje organiziramo. Nepotrebni ili loše organizirani sastanci mogu biti kontraproduktivni, dovesti do izgubljenog vremena i resursa, stoga je bitno promišljeno planirati sastanke, postaviti jasne planove i osigurati da oni značajno pridonose ciljevima tima ili tvrtke u cjelini.