Komunikacija je proces u kojem dijelimo informacije u verbalnom, neverbalnom ili pisanom obliku. Komunikacija u poslovanju važna je za prenošenje jasnih poruka, važnih za poslovanje unutar tvrtke, kao i formuliranje poruke koju šaljemo u javnost. Tvrtke komuniciraju putem različitih medija, zbog čega je važno voditi računa o tonu i jasnoći poruke bez obzira na način komunikacije. Kada je komunikacija pozitivna i ohrabrujuća, članovi tima postaju jači i bolje surađuju. Oni koji prakticiraju dobre komunikacijske vještine čine rad lakšim i manje stresnim. Dobri komunikatori znaju slušati i reagirati na odgovarajući način, a kada dođe do sukoba, rješavaju problem i saslušaju drugu stranu. Time i najneugodniju situaciju mogu preokrenuti u pozitivnu i postići svoj cilj.
Pazeći na svoj ton i govor tijela možemo se pobrinuti da naš stil komunikacije bude prilagođen različitim situacijama i publici. Svjesno prilagođavanje tona pomaže u točnom prenošenju naše poruke, poticanju učinkovite komunikacije i čvršćih radnih odnosa.
Kako uspostaviti kontrolu nad tonom svog glasa
Ton glasa u komunikaciji može se definirati kao način na koji osoba razgovara s drugim ljudima. Često je način na koji nešto kažemo jednako važan kao i sadržaj poruke. Sposobnost prilagodbe tona glasa svakom razgovoru ključna je postizanje željene poslovne reputacije. Ako zvučimo monotono i dosadno možda smo dosadni onome tko nas sluša i time ga ne motiviramo na suradnju s nama. Ako zvučimo ljutito, agresivni stil razgovora može zastrašiti potencijalnog klijenta. Ton je ključan u oblikovanju načina na koji ljudi razumiju našu poruku, kako bi izbjegli zabunu, pogrešno tumačenje i nesporazume. Svaki vođa poslovnog kolektiva bi trebao imati glas koji ljudi žele slušati, koji potiče povjerenje i koji može motivirati ljude.
Jeste li znali da ne možemo procijeniti svoj ton glasa jer ono što čujemo u glavi nije ono što svi ostali čuju? To je zbog načina na koji naša lubanja vibrira. Jedini način da poslušamo svoj pravi ton glasa je da snimimo sebe dok govorimo i poslušamo. Ako nam se ne sviđa to što čujemo, sljedećim tehnikama možemo na to utjecati.
Počnite s vježbama disanja
Vježbe disanja odličan se početak za uspostavljanje kontrole nad našim glasom i smanjenje razine stresa. Za dublji glas potrebno je pustiti više zraka u pluća i otvoriti grlo. Nakon što opustimo ramena i vrat, namještamo glavu u prirodan položaj pravilnim držanjem i duboko udahnemo. Drugi trik je umjetno zijevanje. Dok dišemo možemo povući jezik unatrag, što nam omogućuje da osjetimo hladnoću u stražnjem dijelu grla.
Pronađite svoj ton
Ton znači koliko zraka ili oštrine unosimo u svoj glas. Ako unesemo previše zraka, u nadi da ćemo zvučati nježno i kao da nam je stalo, možemo postići potpuno drukčiji dojam i ispasti slabi. Nitko ne želi ulagati ili davati novac nekome koga doživljava kao slabog i nesposobnog za vođenje posla. S druge strane, ako ne unesemo dovoljno zraka u svoj glas, zvučimo kao da ostajemo bez zraka i glas nam “škripi”. Trebamo pronaći pravi omjer koji odgovara cilju kojeg želimo postići.
Budite direktni, ali ne bezobrazni
Kada na radnom mjestu komunicirate o problemima, pokušajte koristiti ujednačen, čvrst ton glasa s prizvukom tvrdoće. Ideja je prenijeti svoj autoritet bez slanja poruke nepoštovanja i bez gubljenja strpljenja. Trebali biste izbjegavati dvosmislenost u jer će osoba s kojom razgovarate biti sklona protumačiti dvosmislen ton glasa kao neprijateljski ili zbunjujući. Kada želite izraziti pohvalu, koristite topao i iskren ton glasa. Kada trebate iznijeti kritiku, izraziti zabrinutost ili dati naredbu, koristite bezličan ton glasa što znači da je tema ozbiljna.
Prilagodite brzinu pričanja
Brzina kojom osoba govori može nam pokazati njezino emocionalno stanje. Spor i namjeran govor može pridonijeti snažnoj i zapovjednoj prisutnosti jer ljudi moraju čekati da završimo. S druge strane, polagano pričanje može pokazati nezainteresiranost i apatiju, te uzrokovati nezainteresiranost slušatelja. Netko tko brzo govori mogao bi biti nervozan ili pretjerano uzbuđen. Mogućnost kontroliranja brzine govora može nam pomoći da postignemo željeni cilj i pokažemo se u svjetlu u kojem želimo.
Pazite na držanje
U poslovnoj komunikaciji želimo kontrolirati način na koji nas drugi ljudi doživljavaju dok govorimo. Imamo samo nekoliko trenutaka da prenesemo svoj željeni imidž zvukom svog glasa i držanjem tijela. Nakon što su ljudi angažirani, žele nas slušati i vjeruju nam, a tek tada se možemo istaknuti s pomoću sadržaja konverzacije i onog što govorimo. Ljudi često neće zapamtiti detalje onoga što govorimo, ali će zapamtiti kako su se u određenom trenutku zbog nas osjećali.
Neučinkovita komunikacija
Pronalaženje pravog balansa ključno je da se značenje naših riječi adekvatno prenese. Ton našeg glasa može značajno utjecati na to kako ljudi razumiju i percipiraju našu poruku, ponekad čak i više od samih riječi. Zato svakako moramo izbjegavati uobičajene pogreške neučinkovite komunikacije.
Jednoličnost u govoru – pričanje monotonim glasom, mumljanje, ne mijenjanje infleksije ili glasnoće glasa, gledanje u pod ili govorenje s neutralnim izrazom lica nimalo ne uvjeravaju druge u našu poruku. Ako koristimo isti ton, izraz lica i glasnoću pri prenošenju dobrih i loših vijesti, odajemo dojam da nam je apsolutno svejedno. Komuniciranje je više od pukom nabrajanja rečenica zato moramo paziti na koji način izgovaramo određenu vrstu sadržaja.
Prekidanje sugovornika – kada nekoga prekidamo dok govori, pokazujemo nepoštovanje prema onome što bi ta osoba htjela reći. Jednom kada nekoga prekinemo, on se može uvrijediti i što god pokušavamo reći bit će izgubljeno. Čak i ako nam se žuri ili možemo predvidjet sugovornikovu sljedeću rečenicu, važno je dati drugoj strani priliku da dovrši svoju misao.
Ubacivanje previše besmislenih riječi – kada dodajemo suviše riječi dok govorimo, to može smanjiti učinkovitost komunikacije. Riječi kao što su “uh”, “hm” i “znaš” čine ono što pokušavamo reći manje sažetim i jasnim, što može omesti slušatelja i dati dojam kao da nismo sigurni u ono što pokušavamo reći. Bolje je da razmislimo o svakoj svojoj rečenici i smireno je izgovorimo, nego da pošto-poto “izbacujemo” iz sebe što nam prvo padne napamet.
Ignoriranje sugovornika – ne možemo ispravno primiti i protumačiti poruku ako ne odvojimo vrijeme da doista saslušamo sugovornika. Ne shvaćaju svi ono što čuju, pa kako bismo izbjegli nesporazume i potencijalne sukobe, trebamo se potruditi da razumijemo što druga strana govori. Gledanjem u mobitel ili lutanjem mislim tijekom konverzacije nećemo postići ništa osim gubitka vremena. Potrebno je gledati sugovorna dok govori i aktivno pokušati razumjeti što želi reći.
Reakcija u ljutnji – ljutnja je prirodan osjećaj i nemoguće je izbjeći u svakodnevnom radu. Trik je u ome da ne dopustimo da ljutnja bude okidač stresa u uredu. Jedan od načina da ublažimo situaciju je da ne prekidamo sugovornika. Ako je kolega ljut na nas, trebamo validirati taj osjećaj na način koji nije neprijateljski, govoreći nešto poput: “Znam da si ljut. Želim pomoći. Razgovarajmo.”
Govorenje u krivo vrijeme – ponekad je mudro ne iznositi svoje mišljenje, ovisno o prigodi i lokaciji na kojoj se održava, kao i ostalim prisutnim ljudima. Na primjer, izražavanje nepopularnog mišljenja na velikom forumu, kao što je sastanak odjela, može izazvati snažne, negativne reakcije. Možda bi bilo bolje da naknadno diskretnije iznesemo prigovor i svoje mišljenje odgovarajućim stranama.
Kako kontrolirati konverzaciju?
Ako želimo da naš sugovornik sluša i razumije što govorimo, moramo stvoriti kontrast u svom glasu na barem jedan od sljedeća četiri načina:
- povećati ili smanjiti glasnoću
- pripaziti na brzinu govora
- odabrati pravu visinu glasa
- napraviti pauzu prije i poslije ključne riječi ili fraze.
Dobra vježba je čitanje djeci, animirajući glasove likova različitom glasnoćom. Djeca su najiskrenija publika i odmah će nam reći ako nešto ne radimo kako treba. Geste nam uvijek mogu pomoći – ako spustimo ruke i samo stojimo, zvučat ćemo ravnomjerno i dosadno. S druge strane, ako koristimo deskriptivne gestu prilikom izgovora riječi, veća je vjerojatnost da će naš glas imati više varijacija.
Važno je i ono što govorimo. Pružanje višedimenzionalnih odgovora na pitanja stvara prilike u kojima možemo otkriti svoje talente i jake strane, ispričati zanimljivu priču ili prenijeti jedinstveno znanje. Uključivi odgovori otvaraju vrata dijalogu. Bilo da se radi o razgovoru za posao, prodajnom sastanku ili prvom spoju, umjesto da susret bude skoro pa skriptirana sesija pitanja i odgovora, moramo ga gledati kao suradnju.
Uvažavajući sugovornika i pazeći da se predstavimo na način koji želimo, šaljemo poruku da znamo što želimo i kako to postići, a u poslovnom svijetu to je itekako bitno.