Rezanje poslovnih troškova zahtijeva kompromise, no cijeli postupak ne mora biti bolan niti morate mijenjati svoj poslovni plan.
Prema različitim istraživanjima, mnogo vlasnika malih i srednjih poduzeća bespotrebno troši novac, a većina tvrtki koje su zatvorile svoja vrata zauvijek, napravile su to prije svega zbog problema s financijama. Rezanje troškova može biti brz i jednostavan način za poboljšanje profitabilnosti vašeg poslovanja. Uvođenje dobro osmišljene taktike uštede troškova može donijeti trenutnu uštedu i osigurati konkurentnost. No, prije svega je važan pažljivi pristup kontroli troškova i trenutnom stanju poslovnih financija. Uklanjanje pogrešnih troškova možda se čini korisno, ali neselektivno rezanje može dovesti do pada kvalitete obavljenog posla ili lošeg morala, ako se zaposlenici boje da će postati tehnološki višak ili nemaju alate potrebne za učinkovito obavljanje posla. Ovaj se rizik znatno smanjuje utvrđivanjem pravih mjesta na kojima možete sigurno smanjiti troškove, postavljanjem jasnih ciljeva i istraživanjem raznih taktika uštede prije nego što unesete promjene u svoje poslovanje.
Prvo procjena, zatim popisivanje, a tek onda rezanje troškova
Prvi korak ka smanjenju troškova je identificiranje glavnih područja poslovanja u kojima ste prisiljeni trošiti. To većinom uključuje proizvodnju, kupnju, prodaju i marketing, financije, administraciju i održavanje objekta i voznog parka. Započnite s procjenom poslovnog računa, dobiti i gubitaka za posljednjih šest mjeseci, a zatim rangirajte sve troškove od najvećih do najnižih, prolazeći niz popis i utvrđujući područja na kojima možete smanjiti trošenje. Možda vam se čini teško predvidjeti uštede bez stvarne primjene novih sustava i procesa, ali imajte na umu da sve promjene koje napravite ne moraju biti trajne. Ako niste sigurni je li mjera uštede prikladna za vaše poslovanje, isprobajte je na nekoliko mjeseci, a zatim procijenite rezultate. Tako ćete ubrzo imati predodžbu stvarne uštede, bez da ste se obvezali na dugoročne mjere. Unatoč tome, sve nove mjere treba usporediti s prošlima i često ih pregledavati kako bi se osiguralo da su i dalje prikladne za vaše poslovanje u određenom trenutku. Od svojih zaposlenika tražite povratne informacije kako biste bili sigurni da nema skrivenih problema koji bi vas mogli koštati više od vrijednosti uštede troškova.
Uvođenje brzih ušteda za brze rezultate
Postoji nekoliko malih, ali značajnih ušteda koje možete postići bez brige o utjecaju na kvalitetu poslovanja ili njegovu učinkovitost. Ne radi se o radikalnim promjenama i svaka stavka sama po sebi ne uključuje ogromne rezove, no kada se na mnogo mjesta uzme manji dio sredstava, te se pripazi prilikom novih izdataka, moguće je vrlo brzo početi ostvariti rezultate.
- Uklonite nepotrebne troškove – započnite sa smanjenjem otpada, reciklirajte, smanjite troškove grijanja i hlađenja izbjegavajući bespotrebno paljenje klime u praznom uredu, razmislite o ugradnji pametnih uređaja koji će sami regulirati temperaturu
- Smanjite neučinkovitost identificiranjem zadataka koje trenutno odrađujete ručno, a mogu se ubrzati pomoću tehnologije
- Izbjegavajte česte, male narudžbe koje koštaju više od većih koji se samo u prvi tren čine skupljima
- Smanjite putne troškove ranijim i korištenjem jeftinijeg smještaja na poslovnim putovanjima
- Pronađite alternative dobavljačima s visokom cijenom, te pregovarajte o boljim uvjetima plaćanja ili popustima na kupljenu robu
- Pregledajte svoja pravila za plaćanje izdanih računa, kako biste potaknuli klijente na redovito plaćanje i izbjegli nesporazume, kao i kreditiranje drugih svojim radom
- Isključite nebitna svjetla, uređaje i strojeve nakon radnog vremena
- Smanjite potrošnju papira printanjem na obje strane i korištenjem digitalnih verzija dokumenata kad god je to moguće
- Prebacite se na kolektivni rad od kuće ukoliko vam poslovanje to dozvoljava
Velike uštede = velike žrtve = manji troškovi
Nakon što prepoznate svoje glavne i najveće potrošače kada su u pitanju područja u poslovanju, možda ćete htjeti istražiti potencijalne načine uštede novca promjenom postojećih procesa. No, prije usvajanja bilo kakvih promjena trebali biste biti svjesni bilo kakve potencijalne štete za svoje osnovne poslovne aktivnosti. Dobro razmislite hoće li vam veće promjene poput niže navedenih dugoročno donijeti uštede ili uzrokovati još veće probleme ukoliko ih ne uvede na vama prilagođen način.
- Smanjite troškove obračuna plaća outsourcingom manje bitnih aktivnosti po potrebi
- Redizajnirajte postojeće procese kako biste eliminirali dupliciranje zadaća i smanjili gubitak vremena
- Iskoristite napredak u tehnologiji i prebacite se na digitalno poslovanje uz trenutno ulaganje za dugoročne uštede
- Prilikom ugovaranja usluga poput mobilnih tarifa odlučite se na dugoročne ugovore kako biste osigurali bolje uvjete za cijeli tim
- Napravite inventar ili proučite usluge koje nudite, te ukinite sve što vam donosi minimalnu dobit, a svoje vrijeme i resurse usmjerite u ono od čega najviše zarađujete
- Stvorite strateške saveze s drugim tvrtkama za kupnju većih količina određenih resursa
- Iznajmite dijelove poslovnog prostora koji vam ne trebaju ili preselite na neko možda udaljenije, no ekonomičnije mjesto
Iako predstavljaju velike uštede, budite svjesni kako smanjenja troškova povezanih sa zaposlenicima općenito predstavljaju rizično i dugoročno potencijalno kontraproduktivno rješenje. Uskratite li svojim zaposlenicima nužnu obuku ili im ograničite međusobnu komunikaciju, to može dovesti do njihovog nezadovoljstva, a zatim i lošije usluge klijentima ili nekvalitetnih proizvoda i smanjene produktivnosti. Promjena uvjeta iz ugovora u nekim okolnostima može stvoriti i određene pravne probleme, pa je uvijek dobro potražiti stručni savjet prije donošenja takve odluke. Ono što možete je poticati učinkovitiju raspodjelu posla i izbjegavati bespotrebno odugovlačenje. Ponekad neučinkovitost uopće nema ljudski uzrok, već su krivi loši komunikacijski sustavi ili zastarjele prakse upravljanja projektima koje morate promijeniti. Iznimno je važno da vaši zaposlenici budu svjesni zašto unosite promjene, a bilo bi mudro uključiti ih i u proces donošenja istih. Nikada ne znate tko može imati ideju koja će se pokazati dobitnom za sve uključene.
Svaki je posao drugačiji. Na primjer, ne možete ograničiti putne troškove ako vaše poslovanje ne zahtijeva putovanje i ne možete smanjiti svoj uredski prostor ako radite iz kućnog ureda. Kao vlasnik male tvrtke, vjerojatno nemate neograničena financijska sredstva, zato maksimiziranje onoga što imate smatrajte ključnom strategijom za uspjeh.