Kada prekovremeni rad postane “novo normalno”, trebate se zapitati isplate li se dodatni sati ili se dovodite do kraja svojih mogućnosti. Posljednju godinu ili dvije puno se toga promijenilo što se tiče radne kulture. Prošla su vremena dugih putovanja na posao i skučenih ureda – pandemija koronavirusa poslodavcima je otvorila oči kada su u pitanju prednosti rada od kuće. No kao što nijedan sistem nije savršen, tako i rad od kuće ima svojih mana. Jedna od njih je uspostavljanje granica kada je riječ o prekovremenom radu i odvajanja poslovnog i privatnog. Dok rade od kuće, mnogi počinju raditi ranije ili rade mnogo kasnije kako bi dovršili zadani posao. Ušteđeno vrijeme putovanja na posao tako postaje vrijeme dodano radnom danu. Ako prekomjerni rad postane pravilo, a ne iznimka, on može biti opasan za mentalno zdravlje i produktivnost. Dokazano je da prekovremeni rad povećava simptome depresije i anksioznosti i može negativno utjecati na san, čineći nas umornijima i podložnijima sagorijevanju.
Prekovremeni rad ne znači više obavljenog posla
Dovodi li sve to prekovremeno posvećivanje poslu do veće produktivnosti? Jedno je švicarsko istraživanje otkrilo da povećanje prekovremenog rada od 10% smanjuje produktivnost za čak 2,4%. Svi znamo da je povremeni prekovremeni sat potreban da bi se poštovao rok ili isporučio proizvod na vrijeme, ali uporno oslanjanje na prekomjerni rad odraz je lošeg upravljanja vlastitim resursima. Današnja radna kultura trebala bi biti usredotočena na to da je posao obavljen kvalitetno, a radnik zadovoljan, umjesto da se poštuje forma odrađenih sati pod svaku cijenu. Prekovremeni rad usko je povezan s pritiskom kolega i učinkom. Ako vaše kolege rade do kasno, a vi odete ranije ili na vrijeme, često se na vas gleda u lošem svjetlu. Ljudi koji rade prekovremeno dobivaju nagrade i priznanja, no rijetko je riječ o monetarnim oblicima, čime se na zaposlenike ostavlja pogrešan dojam. Nedostatak resursa tijekom vrhunca poslovne sezone također je čest uzrok prekovremenih sati, no to nije nešto čime bi se trebali zamarati radnici, već poslovođe koji dobrim upravljanjem moraju omogućiti nesmetan rad tvrtke bez dodatnog pritiska na ostale radnike.
Kako tvrtke mogu smanjiti prekovremeni rad i povećati produktivnost
Iako sastanci mogu biti korisni, mnogo njih moglo se izbjeći slanjem jednom običnog e-maila. Kada sastanak završi tako da svi gledaju u svoje mobitele i ignoriraju što se govori jer smatraju da su dovoljno upućeni u sve što im treba, vrijeme je da takve sastanke jednostavno ukinete. Tih sat ili dva bit će mnogo korisniji u odrađivanju dnevnih obveza zaposlenika. Umjesto da se oslanjate isključivo na statusne sastanke, koristite digitalno upravljanje poslovanjem, upravljajte zadacima pomoću rješenja u oblaku ili koristite zajedničke alate za praćenje projekata s automatiziranom komunikacijom, poput novog Microsofta 365.
Kako znati radi li vaš tim što je moguće učinkovitije? Ako rade prekovremeno, znate li zašto? Primijenite sustav za mjerenje iskorištenosti osoblja kako biste vidjeli koliko učinkovito se troši njihovo vrijeme. Tako ćete se moći uvjeriti da je raspodjela resursa u potpunosti optimizirana. Alati poput e-pošte, društvenih platformi i proračunskih tablica poduzeća dobri su za komunikaciju i upravljanje proračunom – ali neučinkoviti kada je riječ o dodjeli zadataka, praćenju statusa projekta i pristupu informacijama potrebnim za obavljanje posla. Umjesto toga, dajte svom timu sustav za planiranje rada i upravljanje radom koji ne samo da olakšava dodjeljivanje i upravljanje zadacima, već vam omogućuje da na jednom mjestu navedete sve detalje o projektu. Pomoću rješenja u oblaku mnogo je lakše dati zaposlenicima mogućnost fleksibilnijeg radnog vremena, jer se mogu prijaviti s bilo kojeg mjesta da bi pristupili radnim informacijama. Zapamtite, nije važno koliko se sati vaši zaposlenici prijave na mrežu, već koliko učinkovito izvršavaju svoje zadatke. Proaktivno razgovarajte sa svojim zaposlenicima o politici vaše tvrtke i očekivanjima kada je u pitanju prekovremeni rad, te se pobrinite da voditelji timova i menadžeri jasno znaju što mogu tražiti od zaposlenika, a kakvim zahtjevima prelaze granicu korektnog odnosa.
Cilj je raditi pametnije, a ne više ili duže
Čak i ako niste u mogućnosti stvoriti fizičku udaljenost između sebe i posla, postoje stvari koje vam mogu pomoći da se mozak isključi na kraju dana.
Redovite pauze
Kada radimo duže vrijeme, manja je vjerojatnost da ćemo praviti redovite pauze. Prekidi su izuzetno važni – omogućuju nam zaustavljanje nakupljanja stresa rano u danu i podržavaju brži oporavak na kraju radnog dana.
Jednostavna rutina
Rutina pomaže u jasnom razlikovanju radnog dana i noći (rad i igra). Odredite redovno vrijeme početka i završetka radnog dana i izbjegavajte provjeravanje pošte i poruka u vrijeme predviđeno za odmor
Tjelovježba
Nađite vremena za vježbanje svaki dan, bilo da je to kroz neki sport, meditaciju ili kratku šetnju. To će vam pomoći razbistriti misli i omogućiti da se isključite na kraju radnog dana, što je obično proces koji prolazimo kada putujemo s posla kući.
Jasne granice
Kada radite od kuće, imajte slobodan uredski prostor u kojem ćete se moći posvetiti poslu ili barem kutak koji ćete uvijek moći poistovjetiti s radnom atmosferom. Kada radni dan završi, taj kutak neka bude mjesto u kojem se nećete mnogo zadržavati.
Postavite prioritete
Razvrstajte svoje projekte od najvišeg prioriteta do najmanjeg, zatim ih rješavajte redom, ne odlažući ih za poslije.
Naučite reći ‘ne’
Ako se ne možete nositi s projektima ili jednostavno nemate vremena za njih tijekom svog radnog dana, naučite reći ‘ne’ ili zamoliti kolege za pomoć. Postavljanje granica ne znači neposluh, već dobro upravljanje vlastitim resursima.