Ako ste nemotivirani ili manje produktivni nego inače, uvođenje rutine za rad od kuće moglo bi biti pravo rješenje. Bez obzira jeste li ljubitelj avanturističkog pristupa životu ili volite da vam je sve posloženo i organizirano, trebali biste biti svjesni kako je rutina ipak dokazano dobra za zdravlje. Postoji mnogo načina da ostvarite uspješnu rutinu, ali pravilo broj jedan je da pronađete metodu koja funkcionira i koje ćete se držati. To što je neka rutina dobra za vašeg prijatelja ili člana obitelji ne znači da je to najbolji izbor za vas. Navikom nazivano često nesvjesnu radnju koju redovito obavljamo, ponavljajući se, a rutine su skup takvih navika koje koristimo za postizanje određenog cilja. U našem slučaju cilj je produktivnost. Samokontrola i disciplina temelj su za uspostavljanje dobrih navika i razvijanje zdravih rutina koje donose uspjeh. Neki od najuspješnijih poznatih ličnosti i poduzetnika ih uspješno primjenjuje već desetljećima, te upravo njima pripisuju dio svog uspjeha. Rutine nas mogu usidriti u svakodnevnom životu i dati nam osjećaj sigurnosti i stabilnosti. Kada ih slijedimo, upravljanje vlastitim životom i obvezama čini se lakšim, što nam pomaže nositi se s nepredvidljivim promjenama. Dosljednost i individualna priroda naših rutina omogućuju nam da u dan uklopimo sve ono što nam je bitno, te ostalim stvarima damo prostora samo ukoliko za njih imamo vremena ili volje. Međutim, to ne znači da se moramo držati rutine kad se počnemo osjećati zarobljeno ili nam ona postane dosadna, jer to može učiniti više štete nego koristi. Prilagođavanja i nadogradnje naše rutine nužna je točka rasta, a promjena je dio života, te moramo omogućiti da se naše rutine vremenom razvijaju kao odgovor na nju.
Uvođenjem rutine brinete za sebe i svoje zdravlje
Zbog pandemije virusa COVID-19, rutine su postale važnije nego ikada prije. Mnogi od nas bili su primorani ostaviti ured i svoj posao preseliti u vlastiti dom. S obzirom na to da je došlo do kolizije poslovnog i privatnog, uz ostatak obitelji i brojne obveze, uvođenje rutine pokazalo se kao jednostavno, ali učinkovito rješenje za organizaciju vremena i očuvanje mentalnog zdravlja. Promjene okruženja i rasporeda rada mogu biti teške i uzrokovati stres, no postoje stvari koje možete učiniti kako bi novonastala situacija postala ugodnija.
- Držite se rasporeda spavanja. Odlazak na spavanje u isto vrijeme svake večeri i buđenje u isto vrijeme svakog jutra može regulirati unutarnji sat vašeg tijela i poboljšati kvalitetu sna.
- Radite dnevne aktivnosti u isto vrijeme svaki dan. Briga o svakodnevnim aktivnostima, poput pranja posuđa, pomaganja djeci oko domaćih zadaća ili iznošenje kućnog otpada u isto vrijeme svaki dan, pomaže vam stvoriti kućnu rutinu i pomaže vašoj obitelji i djeci da znaju što se od njih očekuje.
- Zakažite vrijeme obroka i međuobroka. Pokušajte jesti svaki dan u isto vrijeme; to vam daje dovoljno vremena za planiranje obroka, a vaša obitelj zna kada ćete se svi zajedno naći za stolom i podružiti makar nakratko.
- Vodite računa o svom fizičkom zdravlju. Vježbanje u ovim uvjetima može biti izazovno, ali pokušajte održavati rutinu kako biste se brinuli o svom fizičkom zdravlju i svaki dan odvojite vrijeme za tjelesnu aktivnost.
- Budite fleksibilni. U novonastalim situacijama najčešće su metode pokušaja i pogreške – isprobajte sve što možete kako biste pronašli rutinu koja odgovara i vama, vašem poslodavcu i ostatku vaše obitelji. Budite fleksibilni i zapamtite da se trudite najbolje u teškim trenucima.
Najbolje rutine za rad od kuće
Rad na daljinu više se ne smatra luksuzom, već standardom. Prema jednom istraživanju, postoji dosta izazova vezanog za rad na daljinu s kojima se mnogi suočavaju, no za 27% ispitanika „nemogućnost isključivanja“ predstavlja najveći problem. Jedna od većih poteškoća s kojom se suočavaju radnici na daljinu je (ne)mogućnost suradnje i međusobna komunikacija, smatra 20,5% ispitanika, dok njih 14% smatra kako je teško zadržati motivaciju tijekom rada. Hoće li uvođenje rutine u rad od kuće u potpunosti riješiti ove izazove? Vjerojatno neće, ali može poprilično pomoći pri poboljšanju učinkovitosti rada na daljinu. Ako nikada niste imali čvrstu rutinu, moglo bi biti korisno isprobati tuđe, vidjeti koje od njih vam odgovaraju i zatim napraviti potrebne izmjene kako biste ih prilagodili svom životu. Evo nekoliko savjeta kako to izvesti.
-
Izradite dosljednu jutarnju rutinu
Buđenje pet minuta prije radnog vremena i tek koji metar dalje od radnog mjesta može se činiti primamljivim, no svakodnevni raspored buđenja u određeno vrijeme ipak će se pokazati kao neizbježan. Jeste li primijetili kako vam se nekad više spava nakon što se dugo odmarali? Uspješan noćni san uvelike ovisi o rutini koja će vašem tijelu dati rutinu za kojom žudi, te će osigurati dodatno osobno vrijeme ujutro za sve ostale aktivnosti. Da, to znači i buđenje u (približno) isto vrijeme radnim danom i vikendima. Ako se dignete samo sat vremena prije početka obavljanja posla, imate vremena za sve jutarnje rituale koje volite, bilo da se radi o pripremi zdravog napitka, doručku ili kavi u mirnom okruženju dok se ne razbudite. Vaša idealna jutarnja rutina mogla bi uključivati kućni trening ili laganu jutarnju šetnju (posebice ako imate kućnog ljubimca koji to zahtjeva). Ideja je pronaći ono što vam odgovara i što će vas pripremiti za dan pred vama. Kada imate nešto čemu se ujutro radujete, lakše je postaviti temelje za uspješan dan pred sobom.
-
Ravnoteža između posla i privatnog života
Većina zaposlenika od kuće često mora raditi s kuhinjskog stola ili stolića u svojim dnevnim sobama. Nakon posla jedu, piju i opuštaju se na istim mjestima, ali konotacije vezane za posao ostaju. Ako je moguće, pokušajte odrediti vlastito malo područje samo za rad. Ako vas prostor ograničava, razmislite primjerice o mobilnom stolu za prijenosno računalo i slušalice za redukciju buke. Ako prostor nije problem, razmislite o prenamjeni druge sobe ili čak cijelog kata u kućni ured. Nakon što zatvorite vrata tog područja, radni dan završava kao da napuštate klasični ured. Iako možete doći u iskušenje da provjerite svoje mailove ili obveze izvan radnog vremena, s obzirom na to da ionako koristite iste uređaje, prisilite se to ne raditi osim ako nije doista nužno. Držite granicu između posla i osobnog života i ne pokušavajte je prijeći. Isto tako, mogli biste doći u iskušenje da npr. operete rublje ako ste kod kuće tijekom radnog vremena. Biste li učinili isto da ste u uredu? Naravno da ne, pa pokušajte to ne raditi ni kada radite na daljinu.
-
Isplanirajte svoj dan
Da biste postavili najučinkovitiju rutinu za rad od kuće, trebate jednostavno upoznati svoje sklonosti kada je u pitanju rad. Jeste li rana ptica ili noćna sova? Kako izgleda vaše radno opterećenje? Prvo, preuzmite kontrolu nad svojim vremenom. Ako je moguće, podijelite svoj dan u segmente koji odgovaraju i vašim radnim obvezama i vašim radnim preferencijama. Na primjer, možda ćete otkriti da ste najproduktivniji rano ujutro. Provjerite trebate li biti na poslu od 8 do 16h ili možete li početi i završiti ranije. Ako je u pitanju vaša produktivnost i opće zadovoljstvo, možda ćete moći bolje uvjeriti svog poslodavca u novi raspored. Organizirajte svoje dane u velikim vremenskim blokovima, grupirajte slične zadatke i izvedite ih u istom vremenskom bloku. Na primjer, umjesto odgovora na svaku novu e-mail poruku, postavite si fiksno radno vrijeme tijekom dana za otvaranje pristigle pošte i odgovaranje na poruke. To će vam omogućiti dulju i bolju koncentraciju na najvažnije zadatke. Ne zaboravite obavijestiti svoje suradnike o svojoj novoj rutini, kako bi znali kada vam se mogu obratiti, a kada vam ne smetaju. Naravno, to se možda ne može primijeniti na svaku situaciju ili vrstu posla, ali velike su šanse da si možete dopustiti određenu fleksibilnost.
-
Postavite prioritete
Nakon što ste shvatili koje doba dana je najbolje za vašu produktivnost, prema tome možete prilagoditi popis obaveza. Ako na popisu imate puno zadataka, dobro je utvrditi koji se ponavljaju, a koji su jednokratni. Ovo su dvije najučestalije metode kada je u pitanju rješavanje zadataka:
-
Prvo teški zadaci
Ova metoda pretpostavlja da se dovršavanje najtežeg zadatka ne smije odgađati ili odgađati za kasnije, već se njime najprije treba pozabaviti. To znači prvo dovršiti prioritetni ili najteži zadatak,k ako se on ne bi provlačio na čitav dan, a ponekad i mjesec. Ako dovršite taj zadatak na početku dana, ostatak ćete provesti osjećajući se zadovoljno i smireno što je najgore iza vas. Kao rezultat, imat ćete više energije za druge zadatke. Ovo postignuće pomoći će vam da ostanete motivirani jer ćete znati da su svi drugi zadaci koji vas čekaju lakši. To pomaže pri razvijanju navike suočavanja s teškim zadacima i povećava vašu učinkovitost jer se usredotočujete na najvažnije poslove, a ne trošite dragocjeno vrijeme.
-
Eisenhowerova kutija
Koncept upravljanja vremenom poznat kao “Eisenhowerova rešetka” ili “Matrica prioriteta”, razvijen je iz načina na koji je zadatke planirao i upravljao nekadašnji predsjednik Sjedinjenih američkih država, Dwight Eisenhower. Ovaj koncept kategorizira važnost i prioritet zadataka koje treba obaviti. Najčešće se predstavlja kao kvadrat podijeljen u četiri kvadranta, od kojih svaki predstavlja drugačiji rang stvari koje u njega stavljamo. Ukratko, važni zadaci povezani su s postizanjem vaših ciljeva, rješavanjem kriza i planiranjem. S druge strane, hitni zadaci su oni koje treba brzo riješiti jer su vremenski osjetljivi ili im se bliži rok završetka. Umjesto linearnih popisa obaveza, matrica hitnosti omogućuje vam da se više usredotočite na ono što je doista prioritet. Njegova jasno definirana podjela zadataka pruža precizne informacije o tome što se mora dovršiti, planirati, delegirati ili ukloniti. U određenim situacijama neke je zadatke potrebno odmah dovršiti, dok bi bilo sasvim u redu druge staviti na čekanje.
-
Koristite tehnike upravljanja vremenom
Iako ih na raspolaganju imate doista mnogo, Pomodoro je tehnika upravljanja vremenom usmjerena na održavanje visoke razine usredotočenosti i svježeg uma, koja bi lako mogla postati vaša rutina rada od kuće. Sastoji se od rada u 25-minutnim segmentima, nakon kojih morate napraviti pauzu od 5 minuta prije nego što napravite još 25 minuta intenzivnog rada. Vrlo je važno tijekom tog vremena potpuno se usredotočiti na zadatke koje morate dovršiti. Nemojte ometati vlastiti posao, odgovarati na telefonske pozive niti provjeravati društvene mreže. Zahvaljujući tome, moći ćete duže ostati koncentrirani, kao i dovršiti veći broj zadataka bez nepotrebnog umora. Podjela posla omogućuje vam duže održavanje koncentracije. Lakše je usredotočiti se i izbjeći smetnje ako znate da je to samo na određeno vrijeme. Svijest da radite samo određeno vrijeme također povećava vašu produktivnost jer ćete htjeti dovršiti trenutni zadatak prije željene pauze, a ujedno se olakšava i motivacija za početak rada. Sasvim drukčije pristupate zadatku kada znate da ga morate dovršiti u cijelosti, bez pauze i u samo 25 minuta. Treći važan aspekt su sami prekidi. Omogućuju vam osvježavanje uma i odvraćanje pažnje od teme na trenutak. Na ovaj način se nećete tako brzo umoriti i moći ćete raditi dulje vrijeme, zadržavajući koncentraciju dulje nego kad radite bez pauze. Koji god pristup koristili tijekom rada od kuće, najvažnije je da nađete onaj koji vam u potpunosti odgovara. Samo zapamtite, navike se ne usvajaju preko noći, već pažljivo grade i nadograđuju mjesecima, pa čak i godinama.