Organizirajte svoj kućni ured kako bi zadržali produktivnost, ali i balans privatnog i radnog prostora Čak i ako se ne smatrate najurednijom i najorganiziranijom osobom na svijetu, vjerujte – organizacija se zaista višestruko isplati. Pogotovo kada je u pitanju posao. Neorganizirani ured čini vas manje produktivnima, može pridonijeti većem stresu i izgledati neprofesionalno u pozadini tijekom videopoziva. Istraživanja pokazuju da organizirani ljudi odrade više posla u manje vremena, što im pomaže i kada je u pitanju izbjegavanje stresa.
Gdje smjestiti svoj kućni ured?
Imate slobodnu sobu u svom domu? Tada je lokacija vašeg novog ureda već definirana. No živite li u manje prostranom stanu ili kući, morat ćete biti kreativni. Postoji li u vašem domu neki kutak koji stoji neiskorišten ili bi se mogao bolje iskoristiti? Najbolje bi bilo da taj kutak nalazi unutar dnevne sobe ili blagovaonice, a što dalje od spavaće sobe. Stručnjaci za medicinu spavanja s Harvarda kažu da rad u spavaćoj sobi slabi mentalnu povezanost između spavaće sobe i sna. Dakle, osim ako ne želite riskirati nesanicu, držite svoj laptop izvan kreveta. Vaš radni kutak bi trebao biti i vizualno različit od ostataka vašeg doma, kao i biti mjesto gdje se možete usredotočiti na svoje zadatke. Odaberite prostor u kojem se ostale zvukovi iz ostatka zgrade ili s ulica što manje čuju, no neka se u njegovoj blizini svakako nalazi prozor. Prirodna rasvjeta blagotvorno djeluje na vaše oči, kao i na psihičko stanje tijekom 8 sati koje morate provesti na istom mjestu. Vaš bi kućni ured trebao biti utočište, pa je važno postaviti neka osnovna pravila za ostatak kućanstva. Ako će vas kućni ljubimci previše ometati, držite ih izvan ureda. Supružnicima ili sustanarima treba biti jasno da vas ne smiju ometati tijekom radnog vremena niti nenajavljeno upadati u vaš radni prostor. Možda pored vas nema šefa koji diše za vratom, ali svejedno morate raditi i biti produktivni. Imajući to na umu, ako ste uspjeli zauzeti cijelu posebnu sobu za svoj ured, zatvorite vrata kad odlazite na kraju radnog dana. To će prostor dodatno povezati s mjestom na kojem radite i pomoći će vam da budete fokusirani dok ste u njemu, kao i da se mentalno odvojite od posla jednog kada radni dan završi.
Opremite svoj kućni radni kutak kao pravi ured
Možda je lakše ili financijski prihvatljivije u kućni ured staviti prvu stolicu koja nam se nađe pod rukom unutar stana, no to možda i nije najpametnije odluka. Na toj stolici provest ćete većinu radnog vremena, zato bi bilo dobro da ona bude namjenska i ergonomska. Doista ne želite asocirati rad od kuće s boli u leđima ili lošim držanjem. Još jedna dobra ideja je radni stol s podesivom visinom. Na taj način dio radnog vremena možete provesti stojeći, te tako ujedno i brinuti o svom zdravlju. Svaki kućni ured treba računalo, a ovisno o vašem poslu možda će vam trebati puno više hardvera od jednostavnog prijenosnog računala. Postoje i određeni programi koje ćete vjerojatno trebati kupiti i učitati na taj novi hardver. Najbolja rješenja su uvijek ona u oblaku, kako bi bili sigurni da će se čak i nakon kvara ili zamjene opreme vaši dokumenti i programi nalaziti na sigurnom. Radi li se o poslovanju za kojeg niste sigurni da će se razvijati po planu ili jednostavno želite imati kontrolu nad svojim troškovima, svakako proučite najam računalne opreme. Također, kada su računala i zdravlje u pitanju, postoji pravi i pogrešan način da osam sati gledate isključivo u zaslon računala. Vrh monitora trebao bi biti postavljen u razini očiju ili malo ispod nje. Tako će se, dok skenirate tekst, kapci prirodno malo zatvoriti i navlažiti, što sprječava zamor očiju i održava vas u dobrom ritmu rada. Stopala odmarajte na podu ili nekoj drugoj površini dok radite. Tipkovnicu postavite tako da vam podlaktice budu paralelne s podom. Da biste uredu organizirali prirodni tijek izvršavanja obveza, uspostavite odvojene “radne zone”, ovisno o vrsti aktivnosti. Prva je vaše “glavno središte” – radni stol s računalom i telefonom. Također bi trebalo postojati “referentno područje”, posvećeno dokumentima, registratorima, mapama i bilo kojim fizički dostupnim formularima. Ormar ili ladice za post-it bilješke, marke, klamerice i ostale uredske potrepštine možete nazvati svojim “opskrbnim centrom”, dok će prostor u kojem se nalaze skener i pisač biti “kopiraonica”. Možda zvuči smiješno, ali ovakvo mentalno odjeljivanje doista pridonosi boljoj organizaciji rada.
Organizacija je ključ uspješnog poslovanja u svakom uredu
Rad od kuće znači da svoj ured možete dizajnirati i održavati na bilo koji način. Ne postoje pravila kojih se morate držati kao što je to običaj u poslovnim prostorijama tvrtke za koju radite, a nitko vas ne može natjerati niti da odaberete iste boje kao i vaši nadređeni. No, neka pravila biste ipak trebali slijediti, samo zato jer će vam pomoći pri što učinkovitijem obavljanju posla.
- Držite svoj monitor ispred sebe i u razini očiju, na udaljenosti od otprilike 40 centimetara
- Stavite često korištene predmete, poput telefona ili potrošnog materijala, na svoju dominantnu stranu (ovisno o tome jeste li dešnjak ili ljevak)
- Potrošni materijal koji se koristi svaki dan može ići na stol, predmeti koji se koriste nekoliko puta tjedno trebaju ići u ladicu ispod ili sa strane stola
- Što se tiče post-it bilješki, umjerenost je ključna, jer pretvaranje monitora u okvir za post-it bilješke nije najučinkovitije niti najurednije; koristite ih samo za važne kratkoročne podsjetnike
- Ne pretjerujte s osobnim sitnicama – održavanje ravnoteže između poslovnog i privatnog života nužno je za veću produktivnost, a previše uspomena može vam odvući pažnju
- Kontrolirajte redovito pristiglu e-poštu – ako vam previše ometa pažnju, odredite određena vremenska razdoblja tijekom dana kako biste provjerili i odgovorili na sve poruke, a ako je potrebno onemogućite skočne obavijesti o novoj pošti kako ne bi prekidale vaš tijek rada
- Ostavite slobodni prostor veličine A4 papira, koji će se nalaziti na vašoj dominantnoj strani i odredite ga kao radni prostor, kako biste si olakšali pregled ili potpisivanje dokumentacije
- Održavajte organizaciju i urednost – barem jednom tjedno promotrite svoj stol kako biste bili sigurni da sve na njemu i dalje zaslužuje mjesto u vašem radnom prostoru.