Rad na daljinu postao je norma za značajan dio globalne radne snage, što znači da je razumijevanje najboljih praksi rada na daljinu potrebnije nego ikad. Rad na daljinu zahtjevan je za sve one uključene u taj proces, uključujući i menadžere koji se po prvi put susreću s upravljanjem timom koji radi na daljinu. Pretpostavka da se pravila koja se primjenjuju u uredu mogu uzeti onakvima kakva jesu i prenijeti u udaljeno okruženje nije točna. Ne radi se samo o tome da se udaljenim radnicima pruži pristup putem videokomunikacijske platforme, pod pretpostavkom da će se njihovo poslovanje uobičajeno nastaviti. Kako bi zaposlenici održali razinu učinkovitosti i produktivnosti na koju su naviknuli, rukovodioci imaju primarni zadatak implementirati najbolje prakse rada na daljinu prilikom zapošljavanja i upravljanja virtualnim timom. Svi menadžeri moraju razumjeti čimbenike koji rad na daljinu mogu učiniti posebno zahtjevnim, te kako on utječe na sve zaposlenike. Rad izvan ureda zahtijeva bolje upravljanje vremenom, sposobnost praćenja pisanih uputa i sposobnost učinkovitog komuniciranja koristeći informacijske i telekomunikacijske tehnologije. No to je samo dio onoga što čini uspješno poslovanje na daljinu. Evo što je sve potrebno za učinkovito upravljanje timom na daljinu.
Odredite osnovna pravila za rad i njihovo provođenje
Prvi korak ka uspješnom upravljanju udaljenim timovima je postavljanje osnovnih pravila i njihovo provođenje. Precizna pravila mogu se razlikovati od tima do tima, ali zaposlenici moraju znati što se od njih očekuje. Utvrdite termine za dnevne ili tjedne sastanke, kako bi svi članovi tima mogli izvijestiti ostale o svom napretku, te po potrebi postaviti dodatna pitanja vezana uz ispunjenje zadanih ciljeva. Postavljanje pravila i očekivanja odmah prilikom prelaska na udaljeni način rada, pomoći će osigurati da se cijeli tim pridržava dogovorenog, te se tako osigurava dosljednost u poslovanju.
Postavite ciljeve i potaknite produktivnost
Nedostatak osobnog nadzora znači da je produktivnost određenih članova tima često pod upitnikom kada su prepušteni vlastitoj organizaciji. Korištenjem poslovnih aplikacija u oblaku menadžerima su dostupne razne opcije za praćenje razine aktivnosti, no one ponekad mogu djelovati nametljivo. Možda bi bolji način za održavanje visoke produktivnosti mogao bi biti individualni rad s članovima tima i postavljanje pojedinačnih ciljeva. Usklađivanjem pojedinačnih ciljeva s onima cijelog tima postavljaju se jasna očekivanja, ali i omogućuje pojedincima da prate vlastiti ritam bez utjecaja na produktivnost.
Ponudite različite mogućnosti komunikacije
Videopozive, telefonski pozivi, razmjena instant poruka, e-mail… Mnogo je mogućnosti koje danas možemo iskoristiti za svakodnevnu komunikaciju prilikom rada na daljinu. Kada su u pitanju timski dogovori, video pozivi čine se kao najbolje rješenje, no e-mail ili telefonski poziv mogao bi biti prikladniji za individualnu komunikaciju među članovima tima. Instant poruke ponekad je lako previdjeti, zato se često koriste za stvari manje važnosti ili neformalne razgovore. Ponudite svojim zaposlenicima različite opcije i pokušajte ustanoviti koji je oblik komunikacije najbolji za različite situacije.
Osigurajte pravi softver i opremu za rad
Morate biti sigurni da je vaš tim opremljen softverom koji mu je potreban za učinkovito obavljanje svojih uloga i izvršavanje potrebnih zadataka. Točne opcije ovdje će ovisiti o tome što vaš tim radi. Osim specijaliziranim aplikacijama specifičnim za industriju u kojoj rade, članovi tima trebaju pristup komunikacijskom softveru kao što su Microsoft Teams ili Zoom, te osnovnim poslovnim aplikacijama kao što su je Microsoft 365. Važno je osigurati se da svi članovi tima koriste iste verzije glavnih aplikacija kako bi se izbjegli problemi s kompatibilnošću, kao i osigurati obuku za one koji nisu upoznati s određenim softverom.
Usredotočite se na rezultate, a ne aktivnosti
Ovaj princip pokazao se kao najbolja praksa za povećanje angažmana i osnaživanje zaposlenika. Jasno definiranje ciljeva i željenih rezultata, zatim dopuštanje zaposlenicima (koji imaju obuku i resurse za izvršenje istih) da razviju plan njihova izvršenja, povećava kreativnost i odgovornost. Upravljati ljudima tako da nadgledate svaki njihov najmanji potez dovoljno je teško i u klasičnom uredskom okruženju, dok u uvjetima rada na daljinu postaje gotovo nemoguće, te crpi vrijedne resurse koji su se mogli bolje iskoristiti za veću produktivnost.
Budite fleksibilni
Svaki član tima ima drugačije kućno okruženje. Neki će imati supružnike i djecu i privatne kućne urede, dok će drugi morati održavati sastanke iz ormara, spavaće sobe ili kupaonice. Radom na daljinu, iz vlastitog doma, neminovno se susreću poslovno i privatno, te svi zaposlenici moraju naučiti kao uskladiti jedno i drugo. Poanta je da menadžer treba razumjeti jedinstvene okolnosti svakog zaposlenika, te znati da neće uvijek biti sve savršeno ili ići po planu. Malo fleksibilnosti može se pokazati ključnim kada su u pitanju motivacija i odanost zaposlenika kompaniji.
Budite mentor, ne upravitelj
Najbolji menadžeri mentoriraju i podučavaju više nego što upravljaju, te razumiju suptilne nijanse i razlike između vodstva i upravljanja. Kada ljudi vjeruju u istu viziju i imaju slične vrijednosti, spremni su dati više od očekivanog i tražiti manje ili ništa zauzvrat. Iako je od vitalnog značaja da se prema svima u svom timu odnosite jednako, ipak biste trebali prepoznati izvrsnost. Spomenite one zaslužne tijekom sastanaka tima i na sastancima jedan na jedan, te ih obavijestite što je to što su dobro učinili. To će pružiti i ostalim zaposlenicima detalje o očekivanom standardu, te ih potaknuti da se i sami dokažu.