Rad od kuće odličan je za uštedu u poslovanju, ali i prilikom kriznog razdoblja poput pandemije. Znate li kako vašu tvrtku pripremiti za rad na daljinu?
Tisuće digitalnih nomada diljem svijeta već je otkrilo sve prednosti mobilnog ureda. Dok neki biraju život i rad u pokretu, drugi će, spletom okolnosti, biti primorani upoznati se s ovim načinom poslovanja. Bez obzira radi li se o korporacijama sa stotinama zaposlenih ili o maloj tvrtci, tranzicija ne bi trebala predstavljati problem slijedite li nekoliko jednostavnih pravila. Rad na daljinu prije svega će promijeniti dinamiku poslovanja, s obzirom na to da su vaši zaposlenici naučili poslovati u neposrednoj blizini svojih kolega. Za početak treba dobro razmisliti o sigurnosti poslovanja, a zatim i o produktivnosti, metodama komunikacije, te poslovnim procesima. S manjim timovima lakše je stvarati, provoditi i upravljati ovom transformacijom, a dobar potez u stvaranju ove vrste tranzicije je stvoriti strateški plan djelovanja.
Prednosti rada na daljinu
Baš kao i kod bilo koje organizacijske promjene, nije lako pokrenuti ovaj prijelaz, velikim dijelom zbog izazova koji predstavlja upravljanje informacijama i zbog stvaranja okruženja za suradnju na različitim zemljopisnim područjima. Neki se menadžeri brinu da će egzodus radnika iz ureda smanjiti produktivnost, ali postoje dokazi da bi se moglo dogoditi upravo suprotno. Studija iz 2015. godine, koju je napravilo Sveučilište Stanford, otkrila je da se produktivnost među zaposlenima u pozivnom centru jedne kineske putničke agencije povećala za 13% kada su radili od kuće.
Čak i kada nema utjecaja vanjskih čimbenika, jedan od najvećih razloga ove tranzicije je financijske prirode. Ako zaposlenicima dopuste rad od kuće, vlasnici malih poduzeća mogu smanjiti troškove poslovanja povezane s najamninom, IT timom i uslužnim programima na licu mjesta. Troškovi u vezi s uredom, uključujući uredske potrepštine, opremu, te troškove hrane i pića također će biti eliminirani. Kada ljudima dozvolite da rade s koje god lokacije požele, niste ograničeni blizinom ureda prilikom traženja kvalificiranih kandidata. Ovakav radni aranžman može privući više potencijalnih zaposlenika, a gotovo 70% milenijalaca složilo se da bi mogućnost daljinskog rada uvelike povećala interes za ponudom za posao.
Sigurnost kao izazov rada na daljinu
Kada imate više vremena za uvođenje promjena, manje su šanse da ćete napraviti propust, no u kriznim situacijama potrebno je brzo se adaptirati. Radnici koji silom prilika moraju ostati raditi od kuće, počinju se povezivati iz dnevnih soba i kafića, a vjerojatno koriste osobne pametne telefone, uređaje za prijenos podataka, prijenosna računala i tablete za slanje poslovnih podataka putem nesigurnih mreža. Tvrtke koje ne mogu kontrolirati kućne mreže svojih zaposlenika nisu pripremljene za ove vanjske izazove. Budući da zaposlenici dovode korporativne uređaje u nesigurne mreže, oni se također suočavaju s porastom phishing napada, budući da ih cyber-kriminalci mogu ugroziti zlonamjernim softverom.
Ključni izazov za IT i sigurnosne timove je pružanje podrške i zaštita uređaja koje zaposlenici mogu ponijeti kući. Zaposlenici koji rade kod kuće trebaju koristiti uređaj odobren od tvrtke i posavjetovati se s IT odjelom hoće li se osobni uređaj koristiti za povezivanje s korporativnim mrežama. Djelatnici koji se povezuju preko svoje kućne Wi-Fi mreže moraju osigurati jaku lozinku i izbjegavati korištenje javnih ili nesigurnih mreža. Timovi koji se brinu o sigurnosti trebali bi postaviti materijale i smjernice za slučaj potencijalnih rizika, te stvoriti strukturu koja će biti od koristi ako nešto krene po zlu. Poduzeća koja su nova u radu na daljinu trebala bi napraviti strategiju komunikacije, bilo da se radi o sigurnosti ili nekoj drugoj temi, jer najrizičniji je prije svega ljudski faktor.
Kako osposobiti ured za rad na daljinu
Za početak napravite procjenu na razini cijele tvrtke. Iscrtajte cijelu organizaciju kako biste vizualizirali procese i tokove rada koji trebaju ostati netaknuti. Analizirajte svakog zaposlenika, njegov položaj i njegove odgovornosti. Na taj ćete način pronaći najprihvatljiviji način na koji svaki zaposlenik može otići raditi na daljinu bez ugrožavanja svojih dužnosti. Osigurajte dokumente i podatke bitne za poslovanje i prebacite ih u okruženje dostupno svima. Idealno rješenje je poslovanje u oblaku. Cloud rješenja pomažu korisnicima da učinkovitije pokreću i razvijaju svoje poslovanje pa koristeći cloud, više ne moraju koristiti vlastiti IT centar s mnoštvom servera i prateće tehnologije poput uređaja za osiguravanje neprekidnog napajanja i hlađenje opreme.
Osigurajte virtualni prostor za održavanje timskog rada i poslovanja cjelovitim. To bi moglo uključivati primjenu mrežnih alata, organiziranje ponavljajućih sastanaka, restrukturiranje organizacijskog toka i slične korake. Odaberite namjenski kanal komunikacije kojem svi zaposlenici imaju pristup. Microsoft nudi rješenja za timski rad koja su pristupačna svakoj organizaciji, a obuhvaćaju većinu alata potrebnih za suvremeno poslovanje. S više članova tima koji rade u istom dokumentu važno je imati alate koji nude jednostavan pristup za razmjenu dokumenata. Možda ćete morati prilagoditi svoj stil upravljanja, te više biti uključeni u svakodnevni rad svakog zaposlenika tijekom prvih dana transformacije, kako bi se osiguralo da razina produktivnosti ne opada. Na samom početku nužno je ponuditi dodatnu podršku i fleksibilnost.
Pripremite se za ovaj prijelaz tako što ćete unaprijed stvoriti plan kontinuiteta poslovanja i budite fleksibilni tijekom samog postupka i pružanje podrške svakom zaposlenom nakon same promjene. Rezultat bi vas mogao pozitivno iznenaditi!